O Fisco já vem se modernizando há um tempo, mas atualmente as informações digitais já estão disponíveis para checagem pelos órgãos fiscalizadores. Como a transformação digital tributária é uma realidade, torna-se crucial que as empresas melhorem seus controles internos para evitar problemas fiscais.
O que é a transformação digital tributária?
Essencialmente, consiste na implementação de tecnologias nos processos fiscais, tanto do governo como das empresas. O Brasil tem se modernizado na emissão de notas fiscais e na entrega de declarações, devendo os responsáveis ter um validador (certificado digital) para passar as informações ao Fisco.
Porém, não houve mudanças na legislação fiscal, apesar de ainda ter necessidades de adaptação, já que ela foi elaborada na época em que as entregas eram feitas no papel. Nesse aspecto, o país ainda está no meio de uma transição.
Com a modernização das áreas contábil e fiscal, o governo recebe um volume muito grande de informações, gerando a impossibilidade de analisar todas elas. Mas ele já considera muitos dados que antes não eram trabalhados.
Quanto às empresas, estão em uma fase de melhoria de seus processos, pois muitas ainda não se digitalizaram e cumprem suas obrigações por meio do papel, o que é muito custoso. A recente crise econômica generalizada fez com que as empresas evitassem a modernização, já que é um custo que pode ser protelado.
Entretanto, o Fisco continua aperfeiçoando seus processos, o que gerará autuações e multas bastante prejudiciais para as organizações que não se adaptarem.
Quais são os benefícios da aplicação da transformação digital tributária?
Entenda quais são os seus principais benefícios abaixo.
Análise imediata do documento fiscal
Graças à tecnologia, a verificação dos documentos fiscais será automatizada, pois o sistema receberá dados do fornecedor, tributos, suas alíquotas, cálculos e outras informações automaticamente. Além disso, o processo de checagem de inconsistências será mais fácil e rápido para os colaboradores responsáveis.
Garantia do compliance
Compliance consiste em manter a regularidade perante a legislação e estar de acordo com os princípios e regimentos internos de parceiros ou fornecedores. Muitas vezes, a empresa se torna irregular e arca com penalidades por não conseguir exercer um bom controle fiscal.
Porém, esses problemas serão minimizados com a ajuda da tecnologia, já que atividades complexas e burocráticas serão automatizadas, o que diminui a ocorrência de erros.
Previsão de investimentos
Como as taxas de erro e retrabalho são reduzidas, será possível desenvolver e extrair análises para projeções de investimentos mais facilmente. Além disso, como o gestor gastará menos tempo com tarefas burocráticas, terá maior disponibilidade para se dedicar ao planejamento empresarial.
Automação da auditoria tributária
A auditoria tributária é uma atividade bastante complexa e requer muita atenção dos profissionais. Porém, com a modernização dos processos, você pode coletar os dados enviados ao Fisco pelo SPED Contábil e Fiscal, e realizar o diagnóstico dessas informações, identificando e corrigindo eventuais falhas.
Como essa transformação impacta a gestão tributária?
A transformação digital e a gestão tributária; as empresas precisam de um maior controle interno, o que é obtido ao modernizar a emissão de NF-e. O formato eletrônico da NF-e é o XML (por exemplo: notafiscal.xml); e a extração de informações por um sistema de gestão será otimizada pelo fato do formato ser de fácil leitura e manejo.
Quando a empresa adota o sistema eletrônico, ela pode aproveitar informações da NF-e para aumentar o controle interno. Por exemplo: extrai-se valores dos fretes, seguros e outras informações para melhorar o planejamento financeiro da empresa.
Outros dados da NF-e precisam de ajustes para serem aproveitados, como os valores ajustados recebidos de uma eventual nota de complemento. Por fim, outras informações da NF-e não terão utilidade para a gestão tributária da empresa, como o Código CFOP, que tem a finalidade de indicar a natureza da operação ao Fisco.
Imagine que você receberá um lote de mercadorias dentro da empresa. Quando o caminhão estiver na porta para entrar no estabelecimento, é possível fazer a conferência de todos os itens.
Graças ao processo fiscal, a empresa pode receber a NF-e e verificar imediatamente se os valores condizem, se o imposto cobrado está correto, entre outras análises. Quando a mercadoria chega ao estabelecimento, diversos processos serão automatizados, o que evita falhas como:
- créditos indevidos;
- erros de nota fiscal e tributação;
- má digitação do lançamento da NF-e;
- dados de classificação e códigos de produtos incorretos.
O trabalho dos contadores não será mais realizar operações repetitivas como as listadas, mas verificar o direito a crédito, conferir a tributação, assim como outras tarefas estratégicas. A função do Fisco será de verificar incoerência, exigir explicações e aplicar auto de infração, se necessário.
Como se preparar para a transformação digital tributária?
As empresas já estão vivendo essa transformação, pois as obrigações já são enviadas ao governo e ele já pode verificar as incoerências. Atualmente, as informações fiscais devem ser transmitidas virtualmente, sendo fundamental que as entidades se adequem à nova realidade das obrigações digitais.
“Todas as entradas, saídas, apuração e o governo podem confrontar se as notas emitidas contra a empresa foram escrituradas ou não”. O Fisco não verifica todos os detalhes, como se o CFOP está batendo, mas tem o número de notas que não foram escrituradas e pode questionar isso.
Atualmente, o Fisco não tem conferido os dados mês a mês, mas a escrituração feita nas notas é conferida ao longo do ano. Se uma NF-e não foi lançada no final do ano fiscal, a empresa será questionada e poderá sofrer autuação.
Quais são as perspectivas para o futuro com essa transformação?
Como o Fisco está se informatizando muito rapidamente, a transformação digital será um processo obrigatório para as empresas. Se elas negligenciarem isso, poderão arcar com penalidades bastante onerosas.
Qual é o panorama atual da transformação?
Será preciso adequar os controles internos para trazer a informação de forma adequada. “Tendo um bom controle interno, a empresa conseguirá atender às obrigações do Fisco”, mas se o controle não for adequado em todo o processo — do pedido de compras até a escrituração — ela terá problemas com o Fisco.
Nas grandes e médias empresas, geralmente a decisão vem de quem faz o controle fiscal. Já os pequenos negócios têm mais dificuldade pelo seu porte, uma vez que o custo do investimento será proporcionalmente mais elevado.
Outros problemas consistem no fato de que empresas de pequeno e médio porte geralmente não conhecem a visão do Fisco sobre o assunto e os escritórios contábeis contratados não necessariamente sensibilizam os gestores sobre a importância da transformação digital tributária.
Investir na transformação digital tributária é obrigatório para empresas de qualquer segmento e porte, mas é preciso entender a visão do Fisco nesse processo e se preparar para adequar todo o processo fiscal da organização.
As tecnologias que impactaram o sistema tributário
A transformação digital tributária fez com que as organizações passassem por momentos de replanejamento e aderissem a novas tecnologias que impactaram profundamente a forma de fazer gestão fiscal. Confira, a seguir, as principais tecnologias que, atualmente, estão contribuindo para essa revolução no sistema tributário.
Data Science
Tal como a BI, a ciência de dados (data science) tem a função de captar e reunir informações para análises complexas, porém, com uma abordagem diferente para realizar a interpretação. Nesse caso, existe a presença de um profissional multidisciplinar conhecido como o cientista de dados.
Esse profissional reúne algumas especialidades, como programação, matemática, estatística e conhecimento básico acerca do empreendimento, para analisar as informações tendo como base os objetivos estratégicos da empresa. A partir de um conjunto de dados coletados e utilizando métodos científicos, o cientista de dados analisa e explora padrões e anomalias, gerando conhecimentos valiosos para a organização.
Inteligência Artificial (AI)
São os equipamentos e as aplicações inteligentes que operam praticamente sem nenhuma intervenção humana. Eles são capazes de funcionar e reagir como seres humanos, pois são parametrizados com linguagens de programação específicas.
A Inteligência Artificial pode, por exemplo, ser utilizada no controle de mercadorias para tarifas alfandegárias, classificando rapidamente informações de vários sistemas e potencializando a produtividade ao mesmo tempo em que reduz os erros que podem levar a multas.
Robótica
A robótica é outra tecnologia que vem sendo utilizada na transformação digital tributária. Ela pode automatizar tarefas rotineiras, como cálculos e apurações, o que significa mais eficiência e agilidade para a área fiscal e financeira.
Aplicações e equipamentos robotizados permitem escalar o volume de trabalho sem a necessidade de contratar mais mão de obra. Um computador programado para simular ações humanas e operar diversos sistemas automaticamente pode, por exemplo, gerar um número maior de faturas por hora.
Todas essas inovações, certamente, estão beneficiando o meio tributário com velocidade e automação, identificando padrões e possibilitando tomadas de decisões mais inteligentes.
Computação na nuvem
Um dos maiores pilares da transformação digital tributária, a computação na nuvem (cloud computing) acaba com a necessidade de grande investimento em infraestrutura de TI. Com ela, as organizações podem adquirir softwares como serviço — sem longos períodos para implantação — para serem utilizados em qualquer dispositivo (notebook, tablet, smartphone etc.) e em qualquer lugar e horário.
A computação em nuvem facilita a escalabilidade e, se bem utilizada, pode ser um upgrade bastante significativo na gestão tributária das empresas.
Business Intelligence (BI)
São aplicações que captam dados dos diversos softwares utilizados pela companhia para realizar análises complexas. Essas informações são armazenadas em um banco de dados único para facilitar a consolidação e promover tomadas de decisões mais inteligentes e competitivas. Atualmente, empresas de todos os portes e segmentos podem adquirir plataformas de BI na nuvem. Essas soluções também promovem a integração dos processos de gestão fiscal e tributária, disponibilizando relatórios gerenciais e dados estatísticos rapidamente e com máxima confiabilidade.
