Você conhece os diferentes tipos de notas fiscais eletrônicas? Esse é um conhecimento indispensável para entender exatamente as diferenças de cada uma delas e ter um planejamento fiscal mais estratégico. Inicialmente pode ser um pouco complexo saber qual nota emitir de acordo com a legislação e as exigências impostas para o seu tipo de negócio e região de atuação.
Mas, esses documentos fiscais são muito importantes, tanto para a empresa quanto para os consumidores. Por serem obrigatórios, é essencial que a empresa saiba como emiti-los corretamente, pois isso garante que a corporação esteja em conformidade e não tenha transtornos fiscais. Afinal de contas, os riscos de não emitir nota fiscal, causam desgastes e prejuízos que podem impactar negativamente o orçamento.
Sendo assim, no post de hoje, trouxemos as 6 notas eletrônicas mais utilizadas para que conheça mais sobre elas e reduza a probabilidade de cometer algum erro.
E quais são esses 6 tipos de notas fiscais eletrônicas?
Apenas para contextualizar: as notas fiscais eletrônicas foram instauradas com o objetivo principal de combater a sonegação fiscal e facilitar as operações relativas às suas emissões e consultas. Além de proporcionar um controle mais efetivo sobre esses documentos fiscais, por ser possível integrar essas informações ao ERP.
A emissão eletrônica também colabora para reduzir custos operacionais, padronizar o preenchimento das notas e aumentar a credibilidade das informações geradas.
Dito isso, vamos conhecer alguns tipos de notas fiscais eletrônicas:
1. Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)
Em vigor desde 2006 no Brasil, talvez essa seja a mais conhecida e uma das mais utilizadas. Ela deve ser emitida em todas as situações que houver a venda de uma mercadoria física. E isso vale tanto para vendas realizadas diretamente no estabelecimento, quanto para as que são feitas pela internet, por exemplo.
Contudo, nos casos das vendas não presenciais, o que chega até o consumidor é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), mas diferentemente do que muitos acreditam, esse papel é apenas uma representação da Nota Fiscal, ou seja, não a substitui. A versão com validade fiscal é o XML, que deve ser encaminhado para o email do comprador.
A emissão dessa nota é feita pelas Secretarias Estaduais da Fazenda (Sefaz) e nela incidem a cobrança de valores do Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS).
2. Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e)
Em toda a prestação de serviço realizado entre empresas ou entre empresa e pessoa física, é necessário a emissão dessa nota para comprovar a operação realizada. Nela constam todos os dados necessários à apuração do Imposto Sobre Serviço (ISS) e de outros tributos incidentes.
Nesse caso, a emissão está atrelada à prefeitura de registro do CNPJ do prestador de serviço. Em decorrência disso, cada município implanta o seu próprio sistema para que o documento fiscal seja gerado. Desse modo, pode haver variações na maneira como esse processo é realizado.
Para os casos de empresas com sedes em diferentes localidades, por exemplo, essa operação pode ser um pouco mais complicada quando não se utiliza a automação como suporte. Além de que muitas vezes os portais das prefeituras apresentam instabilidade, principalmente no período de fechamento. E isso, é claro, atrapalha completamente a rotina fiscal.
Dependendo das regras do local, pode ser necessário apenas um cadastro ou o certificado digital para emissão da nota. E assim como na situação da NF-e, existe um arquivo gerado: o Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (DANFSE), que serve para comprovar que houve a prestação de serviço.
3. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônico é a nota emitida nos pontos de vendas (PDVs) ao consumidor final. Esse é o documento que aos poucos está substituindo o cupom fiscal e, por isso, não é obrigatório para alguns contribuintes. O que não se aplica aos varejistas do estado de São Paulo, que devem obrigatoriamente emitir a NFC-e.
4. Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
A NFAe pode ser utilizada quando não há obrigação em emitir Nota Fiscal de Produto (NF-e) ou de Serviço Eletrônica (NFS-e). Como é o caso de alguns profissionais autônomos e dos Microempreendedores Individuais (MEIs), quando há necessidade de fornecer um documento fiscal a um cliente.
Para que seja possível solicitar uma nota avulsa é preciso ter uma autorização que pode ser obtida por meio de um cadastro online do portal da Sefaz do estado em questão. Apesar de ser eletrônica, é necessário que ela seja armazenada fisicamente para que seja válida.
5. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Esse é um documento fiscal bem específico para transportadoras de carga que garante a legalidade da circulação de mercadorias entre municípios, nos diferentes modais de transportes.
6. Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)
É mais ou menos como a CT-e, porém deve ser emitida quando ocorrer o transporte de mercadorias entre estados distintos. No Paraná, São Paulo, e Mato Grosso do Sul o MDF-e já é uma exigência até mesmo em operações internas.
Entendeu como funcionam esses 6 tipos de Notas Fiscais Eletrônicas?
Trouxemos esses exemplos pois de um modo geral essas costumam ser as mais utilizadas. É importante atentar-se ao fato de que cada uma delas possui especificações que podem variar de acordo com as exigências locais. E isso, é claro, pode tornar o processo um pouco mais complexo e burocrático, principalmente para as empresas que comercializam produtos ou serviços em diferentes regiões, como já citado anteriormente.
Nesse sentido, a maneira mais eficiente de tomar conta de todos os processos que envolvem os documentos fiscais do negócio, é investir em tecnologias capazes de facilitar essas operações.
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