O XML (Extensible Markup Language) é um formato de arquivo digital, que é o utilizado para a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Esse arquivo, individualizado por nota fiscal emitida, é um dos documentos mais importantes para uma empresa. Basicamente, trata-se de um formato de arquivo de padrão nacional de escrituração fiscal. Ele contém todas as informações sobre as transações que uma empresa efetua e permite que o Governo tenha acesso e controle dos produtos e serviços prestados ou adquiridos.
De acordo com o artigo 33 da Portaria CAT nº 162/2008, a extensão XML da NF-e deve ser armazenada obrigatoriamente por, no mínimo, cinco anos. A ausência deste arquivo pode gerar sérios problemas à empresa, como multas rigorosas e punições.
No entanto, é possível recuperar o XML e garantir a integridade dos arquivos fiscais. Quer saber como? Continue a leitura!
Entenda por que é importante armazenar o arquivo XML
O XML da NF-e é um documento que comprova a operação de venda. Ele funciona como uma formalização de um produto ou serviço, permitindo que o governo fiscalize e recolha tributos. Este arquivo deve ser armazenado tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador pelo prazo mínimo de cinco anos.
Isso porque é durante este período que a Receita Federal pode solicitá-lo para a realização de uma auditoria. Por essa razão, guardá-lo é essencial. Além de servir como prova da regularidade da empresa, o XML também facilita o controle do faturamento. Já para o consumidor, o arquivo serve para comprovar para requisição de garantia, troca ou devolução depois da compra.
A ausência deste documento pode gerar multas ao empresário. Em alguns casos, elas podem chegar até mil reais por cada documento perdido (XML). Ainda de acordo com a lei, há casos mais graves que podem condenar o empresário a uma pena de reclusão, que varia de dois a cinco anos.
Saiba como recuperar o arquivo XML
Não são raros os casos em que o XML é perdido. Muitas vezes, a má gestão e desorganização causam a perda do documento. Lidar com um grande volume de dados, realmente, é desafiador, principalmente com a transmissão e o armazenamento online dos documentos.
Existem duas formas de recuperar o XML da NF-e: manualmente e automaticamente. No primeiro caso, basta acessar o site Portal Nacional NF-e e informar a Chave de Acesso (ela vem impressa no DANFE).
Depois, basta fazer o download do documento para baixar o arquivo XML. Um adendo: é necessário ter o certificado digital da empresa. Além disso, o processo só pode ser feito em até 180 dias após a recepção do XML pela Sefaz.
A segunda forma de recuperar o arquivo XML é por meio de um software específico. O da Motor Fiscal, por exemplo, permite a consulta e o download de um jeito seguro e rápido. Nesse caso, não é preciso ter a chave de acesso. Os robôs fazem a consulta de forma diretamente na Sefaz, sem que seja preciso realizar inputs manuais.
Todo o processo usa meios legais. Outro diferencial do software do Motor Fiscal é que, para as notas próprias, ele permite o resgate de qualquer XML, independentemente do período, com ou sem a chave de acesso.
As notas de terceiros, por sua vez, podem ser resgatadas em totalidade, com ou sem a chave de acesso, dos últimos 90 dias. A nota de terceiros do período anterior aos últimos 90 dias pode ter todos os XMLs resgatados, desde que tenha chave de acesso. Essa função também contempla análise de escriturações, relatórios e outras informações para elencar o maior número de chaves.
Ou seja, com um software de gestão, a empresa pode fazer um cruzamento maior de dados, verificar as notas corretas e identificar quais delas precisam de escrituração. Assim, a empresa evita problemas com o Fisco.
Veja como obter a integridade dos arquivos fiscais
Gerir os documentos fiscais da empresa é essencial. Pequenos erros e descuidos podem causar problemas com a Receita Federal e até com o controle interno do negócio, prejudicando o crescimento e o sucesso da empresa.
Considerando que a NF-e deve ser armazenada por lei pelo período de cinco anos e a Nota Fiscal de Saída por 10 anos, investir em ferramentas específicas para fazer a guarda de um jeito seguro é indispensável.
O software do Motor Fiscal armazena, organiza e realiza consultas referentes à nota fiscal eletrônica. Todos os processos são feitos de forma automática e digital, proporcionando uma gestão segura e eficiente.
Quando falamos na recuperação do arquivo XML, precisamos considerar a integridade de todos os arquivos fiscais. Por isso, a tecnologia se destaca como aliada, fazendo com que a empresa cumpra a legislação fiscal, otimize a gestão, facilite a rotina e garanta mais segurança e eficiência. Conte com o Motor Fiscal para obter todos esses diferenciais em seu dia a dia!
