Você já pensou nas dificuldades que encontra na hora de consultar as Notas Fiscais de Serviços tomados? A emissão correta das notas fiscais é uma preocupação constante para as empresas brasileiras. Porém, não é apenas no momento da emissão que você deve dar atenção aos documentos fiscais. Quando um serviço é contratado é importante também monitorar as Notas Fiscais de Serviços tomados – que identificam essas operações.
As Notas Fiscais de Serviços tomados são aquelas emitidas contra o CNPJ da empresa quando há a contratação do serviço de um terceiro. O monitoramento desses documentos é fundamental, pois em algumas situações eles podem ser necessários para o devido controle. Entretanto, realizar consultas e importações pode ser uma tarefa bem complexa, já que é preciso acessar os sistemas de várias prefeituras para as devida consultas.
Porém, como os portais e layouts são diferentes de um município para outro, ter que fazer essa busca pode ser uma tarefa morosa que desperdiça um grande tempo dos profissionais responsáveis. Você já pensou em quantas horas são gastas para importar essas notas? Às vezes é melhor nem pensar sobre isso, pois o período dedicado para essa atividade poderia ser utilizado em outras tarefas menos operacionais e mais estratégicas.
Mas, sabia que a tecnologia pode ajudar a reduzir essas dificuldades, por meio da automação de consultas e importação de Notas Fiscais de Serviços tomados? Isso mesmo. E é sobre isso o que nós falaremos no conteúdo de hoje. Confira.
Antes de tudo, o que são as Notas Fiscais de Serviços tomados?
De um modo geral as Notas Fiscais de Serviços (NFS-es) geram dúvidas quanto a sua utilização. Quando pensamos nessas notas sobre os serviços tomados podem haver ainda mais questionamentos.
As Notas Fiscais de Serviços tomados, portanto, são aquelas notas emitidas contra o CNPJ da sua empresa. Ou seja, são os documentos fiscais que identificam as operações em que você é o contratante, ou tomador, de um prestador de serviços.
Em alguns casos pode haver a solicitação desses registros pelos órgãos responsáveis, como é o caso do Fisco, ou até mesmo internamente para apuração.
Quando isso ocorre é necessário consultá-las e importá-las manualmente, o que pode trazer alguns transtornos para o profissional que precisa lidar com essa função. Isso tende a ser mais trabalhoso, principalmente para os casos em que há necessidade de consultar em portais de diferentes prefeituras.
E quais as dificuldades encontradas?
Um dos principais dificultadores é justamente o fato das peculiaridades existentes em cada sistema. A versão digital da nota, que é o arquivo XML, pode ser utilizada de forma segura, pois segue o modelo vigente de escrituração fiscal. Porém, cada prefeitura escolhe um desenvolvedor de sistema e a maneira de consultar e importar esses arquivos varia de um local para outro.
Considerando que no Brasil há mais de 5.500 municípios, você consegue imaginar o tamanho da diversidade encontrada nesses sistemas, não é mesmo?
A falta de um padrão ocorre por conta de questões tributária, pois o ISS (Imposto Sobre Serviço), recolhido nesse tipo de nota, é um tributo de ordem municipal. Assim, cada prefeitura é responsável por fornecer o sistema de arrecadação aos seus contribuintes.
E essa descentralização atinge diretamente as consultas e importações das Notas Fiscais de Serviços tomados, pois o XML autorizado de uma NFS-e também varia de acordo com o padrão utilizado pela prefeitura.
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Mas esse cenário pode ser ainda pior…
Além dessas questões citadas, existe outro ponto que pode ser ainda pior na hora de realizar a importação de nota fiscal de serviços tomados: nem todas as prefeituras disponibilizam web service para consultar e baixar esses documentos.
Com isso, há necessidade de fazer essas operações uma a uma. Mas, imagine que sua empresa precise realizar essas consultas em diferentes prefeituras de forma manual e que esses portais, infelizmente, constantemente enfrentam instabilidade e passam por atualizações.
Você consegue mensurar o trabalho que é fazer essas importações contando com a disponibilidade dos sistemas e tendo que reaprender a utilizá-los frequentemente? Cansa só de pensar, nós sabemos.
E há como realizar a consulta e importação de Notas Fiscais de Serviços tomados de forma mais simples?
A boa notícia é que sim. Lembra que lá em cima nós falamos sobre a automação dessas atividades? Pois bem. Justamente por saber como essa questão pode ser complexa, morosa e até mesmo chata, digamos assim, nós criamos a solução perfeita para automatizar a consulta e a importação de Notas Fiscais de Serviços tomados.
A nossa ferramenta, o Motor Fiscal, traz muitos benefícios para as empresas que precisam lidar com essa realidade. São eles:
Centralização das informações: Esse sem dúvidas é um dos grandes benefícios, pois é possível ter todas as informações referentes a esses documentos fiscais diretamente no ERP da sua empresa. Isso mesmo.
O Motor Fiscal, além de ser compatível com portais de diversas prefeituras, possibilita a integração com o software já utilizado na empresa. Com isso, as consultas do XML, além de ocorrerem de forma automatizada, ficam armazenadas no seu sistema.
Diminui o tempo gasto com essa burocracia: A agilidade e a precisão da consulta e importação de Notas Fiscais de Serviços tomados reduz significativamente o tempo gasto para lidar com essa burocracia. Com isso, os profissionais responsáveis por essas atividades podem se empenhar em outras funções, até mesmo de cunho mais estratégico, ao invés de dedicar horas para essa atividade.
Reduz custos operacionais: Sim. Essa é outra grande vantagem, pois é possível fazer muito mais com menos pessoas. Ou seja, você realiza mais atividades repetitivas em menos tempo e com a necessidade de menos pessoas envolvidas no processo.
E o que mais o Motor Fiscal pode fazer pela sua empresa?
Além de proporcionar os benefícios citados anteriormente a nossa ferramenta, o Motor Fiscal, faz a extração das seguintes informações das prefeituras:
- Relação das Notas Fiscais emitidas contra a empresa (incluindo os PDFs)
- Situação Fiscal
- Guias geradas na prefeitura (como as tributárias, por exemplo)
- Certidões Negativas de Débitos
Desse modo, além de simplificar a consulta e importação das Notas Fiscais de Serviços tomados, a automação proporcionada por essa solução permite uma melhoria mais abrangente para a rotina do departamento fiscal.
Se você quiser saber na prática como o Motor Fiscal funciona, acesse o nosso site clicando aqui e solicite um teste gratuito. Você vai se surpreender com a revolução positiva que a ferramenta pode fazer pelo seu negócio.
