A NFS-e, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, é a versão digital da nota fiscal de serviços que veio para facilitar a vida dos empresários — especialmente das micro e pequenas empresas.
Hoje, qualquer empreendedor pode formalizar sua prestação de serviços em um processo 100% online, prático e econômico, sem precisar lidar com os antigos talões de notas.
Mas, como a nota fiscal de serviços eletrônica possui regras diferentes em cada prefeitura, é normal ter várias dúvidas sobre sua emissão.
Por isso, preparamos um guia completo com tudo o que o empresário de serviços precisa saber para emitir sua NFS-e com precisão e segurança.
O que é NFS-e?
NFS-e, ou nota fiscal de serviços eletrônica, é a nota digital usada para registrar e comprovar as operações de prestação de serviços.
Ela substitui as antigas notas impressas e sua emissão é obrigatória em todas as vendas de empresas prestadoras de serviços que pagam ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza).
Por se tratar de um imposto arrecadado pelos municípios, a NFS-e deve ser emitida por meio da prefeitura da sua cidade, utilizando um software emissor integrado ao sistema do governo — com exceção do Distrito Federal, onde a nota fiscal de serviços é de competência da Secretaria da Fazenda do estado.
O Projeto NFS-e começou em 2007, desenvolvido pela Receita Federal em parceria com a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf), com o objetivo de agilizar a emissão de nota fiscal de serviços e facilitar a fiscalização no país.
Para os empresários de serviços, a nota digital representou um grande avanço, capaz de agilizar a gestão tributária, reduzir custos e melhorar o controle financeiro do negócio.
De lá para cá, mais de 500 prefeituras já se adequaram à NFS-e e a tendência é que as notas em papel desapareçam de vez, já que o uso dos arquivos digitais é mais econômico, prático e seguro para todos.
Quem é obrigado a emitir a NFS-e?
Em tese, toda pessoa jurídica que presta serviços sujeitos à cobrança do ISSQN deve emitir a NFS-e, pois se trata de uma obrigação acessória.
Assim, se você não emitir a nota a cada serviço prestado, pode cometer o crime de sonegação fiscal e acabar sendo multado.
No entanto, é a própria prefeitura que decide quais serviços são tributados e exigem a nota fiscal eletrônica, por meio da legislação municipal.
Além disso, a emissão de notas fiscais eletrônicas ainda não é universal no país (há municípios que ainda aceitam os antigos talões) e as regras de obrigatoriedade são diferentes em cada cidade.
Uma exceção comum é o MEI (Microempreendedor Individual), para quem a emissão de NFS-e costuma ser facultativa para serviços prestados à pessoa física — se forem prestados para a pessoa jurídica, a nota digital se torna obrigatória.
Para entender melhor essas diferenças nacionais, vamos analisar a legislação de algumas capitais:
Obrigatoriedade em São Paulo
No programa Nota do Milhão da prefeitura de São Paulo, por exemplo, todos os prestadores de serviços são obrigados a emitir a NFS-e independentemente da receita bruta, com exceção dos seguintes casos:
- Microempreendedores Individuais (MEIs)
- Profissionais liberais e autônomos
- Sociedade constituídas na forma do artigo 15 da Lei nº 13.701/2003 (aquelas cujos profissionais são habilitados ao exercício da mesma atividade e prestam serviços de forma pessoal, em nome da sociedade, assumindo responsabilidade pessoal, nos termos da legislação específica)
- Instituições financeiras e demais entidades obrigadas à entrega da Declaração de Instituições Financeiras – DIF
- Os prestadores de serviços enquadrados exclusivamente em um ou mais dos seguintes códigos de serviço: 01481, 02330, 08052, 08079, 08087, 08095, 08117, 08133, 08168, 08176, 08192, 08206, 08214, 08257, 08273, 08274, 08281, 08290 (códigos podem ser consultados neste link).
Ainda assim, esses prestadores podem solicitar a permissão para emitir NFS-e por vontade própria, para facilitar sua gestão.
Na lista de obrigatoriedade da nota fiscal estão serviços de informática, assistência médica, beleza, engenharia, limpeza, turismo e entretenimento, por exemplo.
Obrigatoriedade no Rio de Janeiro
No programa Nota Carioca da cidade do Rio de Janeiro, todo os prestadores listados na Resolução SMF nº 2.816/2010 estão obrigados a emitir NFS-e, com exceção de:
- MEIs e profissionais autônomos
- Prestadores dos serviços de registros públicos, cartorários e notariais;
- Leiloeiros
- Corretoras de seguros, quanto aos serviços de corretagem prestados a seguradoras estabelecidas no Município
- Prestadores que emitem NFS-e em regime especial, como empresas de transporte público, exploração de rodovias e competições esportivas.
Obrigatoriedade em Curitiba
No programa Nota Curitibana da cidade de Curitiba, todos os prestadores de serviços são obrigados a emitir a NFS-e desde 2015, com exceção de:
- MEIs
- Concessionários de serviço público de telefonia, energia elétrica, água e esgoto
- Estabelecimentos bancários oficiais e privados
- Cooperativas de crédito e distribuidoras de valores mobiliários
- Registros públicos cartorários e notariais.
Antes disso, somente as empresas de serviços com receita bruta anual igual ou superior a R$ 240 mil eram obrigadas a emitir o documento.
Diferença entre NFS-e, NF-e e NFC-e
Existem vários tipos de notas fiscais, mas as mais utilizadas são a NFS-e, NF-e e NFC-e.
Confira as diferenças entre elas:
- NFS-e (nota fiscal de serviços eletrônica): é a nota fiscal digital que registra operações de prestação de serviços sujeitas ao ISSQN , vinculada à prefeitura do município.
- NF-e (nota fiscal eletrônica): é a nota fiscal digital que registra operações de venda de produtos sujeitas ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS), vinculada à Secretaria da Fazenda do estado
- NFC-e (nota fiscal de consumidor eletrônica): é a nota fiscal digital que comprova a operação de venda presencial de produtos ou entrega em domicílio ao consumidor no comércio varejista (substitui o cupom fiscal), vinculada à Secretaria da Fazenda do estado.
Logo, podemos dizer que a NFS-e é a nota de serviços, a NF-e é a nota de produto e a NFC-e é a nota do consumidor.
Se a empresa vende produtos ao consumidor final e presta serviços ao mesmo tempo, ela pode emitir qualquer um desses tipos de nota fiscal eletrônica.
Em uma assistência técnica de computadores, por exemplo, deve ser emitida uma NF-e quando são vendidas as peças e acessórios para os eletrônicos. Já revisões, consertos ou ajustes devem ser registrados por meio de uma NFS-e.
Benefícios da nota fiscal eletrônica de serviços
NFS-e traz vários benefícios para empresas, consumidores, governo e a própria sociedade. Confira algumas das principais vantagens.
Simplificação dos processos tributários
Um dos grandes méritos da nota fiscal de serviços eletrônica é a simplificação dos processos tributários.
Para o empreendedor, é muito mais fácil gerar e armazenar os documentos no formato digital, poder consultá-los a qualquer momento e agilizar suas obrigações acessórias com o Fisco. Já o governo consegue fiscalizar mais facilmente as notas fiscais eletrônicas e combater a sonegação de impostos.
Redução de custos
A redução de custos é outro diferencial importante da NFS-e para o prestador de serviços.
Para começar, você economiza com o armazenamento das notas fiscais, já que não será preciso arquivar todos os documentos físicos por 5 anos (prazo indicado pela Receita Federal). Além disso, cai drasticamente o gasto com papel e suprimentos de impressora, e também o custo administrativo para organizar a papelada.
Mais agilidade no acesso às informações
A NFS-e também torna os processos mais ágeis dentro da empresa, pois as informações ficam disponíveis online para consulta a qualquer hora e lugar.
Além da emissão rápida das notas fiscais, você ganha tempo na consulta de informações e nem precisa se preocupar com o arquivamento. Lembrando que o tomador de serviços também pode acessar e importar rapidamente as NFS-e emitidas contra seu CNPJ.
Melhora no controle financeiro e fiscal
Outro benefício é poder utilizar o relatório de NFS-e emitido para conferir os tributos cobrados, faturamento, valores das transações e dados de clientes, por exemplo.
Dessa forma, você melhora seu controle financeiro e fiscal, reduz o tempo gasto com a gestão tributária e elimina erros de digitação no processo.
Possibilidade de automação
Com a NFS-e, você pode utilizar soluções tecnológicas que automatizam a emissão e recebimento de notas fiscais de serviços.
Assim, você elimina a redigitação, reduz o trabalho manual e libera tempo dos colaboradores para se dedicar às tarefas mais importantes do negócio — aquelas focadas no seu crescimento.
Mais segurança e transparência
A nota fiscal de serviços eletrônica também é muito mais segura, pois os arquivos ficam armazenados online no sistema da prefeitura.
Dessa forma, você não corre o risco de ter prejuízos com extravio, perda e danos aos documentos fiscais. Para o município, é uma forma de fortalecer o controle, apuração e fiscalização com total transparência.
Como funciona a retenção de impostos na NFS-e
Alguns serviços estão sujeitos à retenção de ISS na fonte, dependendo da legislação do município.
Nesse caso, é preciso aplicar o desconto relativo ao imposto devido, que varia conforme as alíquotas determinadas pela prefeitura.
Na prática, em razão da antecipação de recolhimento, sua empresa não receberá o valor total acertado no orçamento ou na venda com o cliente, pois do seu pagamento serão descontados os percentuais relativos aos impostos aplicáveis.
A responsabilidade pelo recolhimento dos impostos retidos, todavia, será da pessoa jurídica contratante do serviço, visto o recolhimento a menor do valor total cobrado pelo prestador do serviço.
Lembrando que a prefeitura pode exigir a antecipação do recolhimento do ISS de empresas optantes do Simples Nacional.
