É preciso esclarecer conceitos importantes para a compreensão deste artigo, no caso, sobre o que é NF-e, DANFE, CT-e e DACTE.
O que é NF-e?
NF-e ou NFe significa Nota Fiscal Eletrônica. A NFe é o documento oficial que comprova a realização de uma transação comercial entre empresas jurídicas e pessoas físicas e também de uma empresa (pessoa jurídica) com outra.
Portanto ela deve ser emitida sempre que uma empresa comercializar algum tipo de produto. A emissão de notas fiscais é obrigatória para todos os tipos de empresa, isto é: toda pessoa jurídica que conta com um CNPJ devidamente registrado junto ao Ministério da Fazenda.
Mas existe uma única exceção. Trata-se do MEI, que somente deve emitir obrigatoriamente a Nota Fiscal quando realizar a venda de produtos para pessoa jurídica. Assim, uma venda para pessoas físicas não obriga o MEI a fazer a emissão da Nota Fiscal.
O que é CTe?
A sigla CTe é utilizada quando nos referimos ao Conhecimento de Transportes eletrônico e é essencial para empresas de transporte, além de tomadores desse serviço. Ou seja: trata-se de um documento legal, desenvolvido com a finalidade de registrar informações fundamentais sobre o serviço de frete, dados da carga e informações tributárias sobre os produtos.
Esse documento fiscal existe desde 2007 e sua obrigatoriedade foi sendo imposta ao longo dos 10 anos seguintes para todas as empresas ligadas à área logística e de fretes. Portanto, a empresa deve estar atenta a ele para ter a certeza de que está em dia com o Fisco.
Atualmente ele existe apenas em formato totalmente digital e é utilizado para registrar informações relacionadas ao serviço de transportes de cargas no Brasil.
Trata-se, portanto, de um documento fiscal com a finalidade de prestar contas em relação aos fretes realizados. Todos os fretes realizados em território nacional precisam ser registrados com o CTe.
Emissão dos documentos
A correta emissão das NF-e e dos CT-e é de suma importância, pois é por meio da emissão que os dados daquela operação são enviados automaticamente à Secretaria da Fazenda do Estado e às bases de dados do SPED para a Receita Federal. Assim, a fiscalização pode acontecer de forma quase que imediata.
Nesse contexto, pode-se dizer que o processo de auto fiscalização das empresas já se inicia na emissão dos documentos fiscais de venda (notas fiscais) e na emissão do conhecimento de transporte.
Tanto o DANFE quanto o Conhecimento de Transporte devem ser emitidos de forma completa, sem omissão de nenhum dado, para que a contabilidade possa realizar a escrituração contábil e fiscal corretamente.
Escrituração contábil / fiscal, o que é?
Os empresários estão acostumados a ouvir de sua contabilidade a seguinte frase: “Precisamos dos documentos fiscais para escriturar”, mas nem todos entendem o que isso quer dizer.
Escriturar significa transcrever os dados dos documentos fiscais e demais documentos da empresa nos sistemas contábeis e fiscais, atendendo a legislação federal de escrituração comercial e as normas de escrituração dos lançamentos contábeis.
Dessa forma, quando a contabilidade recebe esses documentos, eles são escriturados de acordo com os dados constantes. Por isso é de suma importância que a empresa faça as conferências prévias, tanto das vendas de seus produtos e serviços quanto de suas compras.
Principais erros encontrados nos documentos fiscais
NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul: esse código reflete a identificação do produto e direciona a qual tipo de tributação estadual e federal ele está inserido, por exemplo: se é produto sujeito a substituição tributária do ICMS, se este produto tem isenção de IPI e até mesmo informações sobre os impostos de importação e exportação. Erros neste código podem ocasionar tributação indevida e até mesmo fiscalização.
CFOP – Código fiscal de operações: é através desse código que a empresa categoriza a operação que está sendo realizada; cada tipo de operação tem um CFOP específico. Por sua vez, esse dado é utilizado pela contabilidade da empresa nos registros e escriturações. Erros neste código podem fazer com que a mercadoria fique retida.
Inscrição Estadual – os dados da IE devem estar de acordo com as inscrições da empresa e podem ser consultados através dos sistemas do Sintegra. Erros nesse dado podem sugerir problemas tanto para o emitente quanto para o destinatário, pois a nota pode ser considerada “fria” ou pode ocorrer de o destinatário não conseguir comprovar que o produto é dele, apesar do CNPJ. Esses erros também podem invalidar o documento fiscal.
CST/CSOSN – Código de Situação Tributária e Código Operações Simples Nacional: esses códigos funcionam como indicadores de tributação e devem estar “casados” com o CFOP, um tipo de “dado cruzado”. Isso porque um CST/CSOSN errado pode ocasionar tributação em operação isenta e vice-versa. Na contabilidade, esse código será determinante para entender se o produto comprado é matéria-prima, uso e consumo ou até mesmo aquisição para imobilizado.
Quando esses erros são detectados, algumas ações podem e devem ser tomadas, como:
Cancelamento da nota fiscal ou do conhecimento de transporte – poderá ser realizado sem maiores problemas em até 24 horas após a emissão. Após 24 horas, mas dentro do mês de emissão, deverá existir uma justificativa e estará sujeito ao deferimento.
Emissão de nota fiscal de devolução – caso o cancelamento não seja possível, a empresa poderá emitir uma nota fiscal de entrada de devolução, tanto o remetente quanto o destinatário. Esse procedimento irá cancelar a operação de venda ou remessa.
Carta de correção – a carta de correção não pode ser utilizada para todos os tipos de erros; existem regras que devem ser seguidas. Não é permitido, por exemplo, que a carta corrija os valores da nota fiscal ou do conhecimento de transporte, nem qualquer dado referente a alíquotas ou valores de impostos.
Esses erros são muito comuns e causam diversos transtornos, inclusive para a escrituração da EFD ICMS/IPI, por exemplo, pois a contabilidade irá transportar para o PVA da EFD os dados recebidos nas notas fiscais e conhecimentos de transporte e o PVA (programa validador) irá cruzar as informações:
- CST x CFOP – divergência impossibilita a gravação do sistema;
- CST x Alíquota – divergência de CST de produto tributado x alíquota zerada impossibilita a gravação do sistema;
- CFOP de remessa e CST de venda – divergência impossibilita a gravação do sistema;
- CFOP de substituição x CST normal – divergência impossibilita a gravação do sistema.
Como melhorar o controle das notas fiscais?
Agora que já entendemos sobre as diferenças entre as notas fiscais mais utilizadas na maioria das empresas, vamos falar um pouco sobre como melhorar processos por meio de algumas práticas que podem facilitar bastante o desempenho do controle das notas fiscais e trazer mais praticidade para o dia a dia:
Crie rotinas para organizar suas notas eletrônicas
Por ser uma tarefa burocrática e de bastante responsabilidade, é importante definir uma rotina para as pessoas da equipe que organizam as notas fiscais. Algumas ideias são:
- Separar tarefas específicas para cada membro da equipe;
- Estabelecer horários com foco na organização das notas fiscais;
- Criar planilhas para facilitar as demandas diárias;
- Direcionar pessoas para o recebimento, armazenamento ou conferência das notas;
- Manter a clareza das atividades e uma boa comunicação com a equipe.
Atenção aos prazos para pagamentos
Verifique as datas de vencimento das notas fiscais e crie um controle de pagamento, com uma rotina de conferência. Uma dica é separar um dia da semana para fazer o pagamento de todas as notas que vencem na semana seguinte. Métodos assim facilitam a gestão financeira, evitam a necessidade de pagar juros ou multas por notas atrasadas e ajudam a equipe a ganhar tempo.
Mantenha um bom relacionamento com fornecedores
Manter um relacionamento de confiança e transparência com clientes e fornecedores é de extrema importância. Isso não garante apenas uma imagem positiva da sua empresa, como também para que, no caso de haver algum erro pelo caminho, seja possível revertê-lo antes de que você precise arcar com taxas e maiores burocracias.
Conte com a tecnologia
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