O trabalho remoto, principalmente por conta da pandemia de COVID-19, ganhou força nos últimos meses. O formato, apesar de pouco utilizado no Brasil até então, tem diferenciais interessantes para os profissionais, que não precisam se preocupar com o tempo de deslocamento até a empresa e podem ficar mais tempo em casa, e fazer uma boa entrega fiscal.
No entanto, o modelo home office, como também é conhecido, traz alguns desafios. As empresas que nunca tinham adotado podem se deparar com a seguinte questão: como é possível manter a qualidade na entrega fiscal mesmo com as tarefas presenciais suspensas?
Confira dicas que o Motor Fiscal separou para que as organizações obtenham resultados positivos e evitem a queda da produtividade no trabalho remoto!
Encoraje a interação dentro da equipe
Vamos a um fato: a equipe que não se comunica está fadada a cometer erros, a perder produtividade e a diminuir a motivação. Se no modelo presencial já é importante estimular a interação dentro da equipe, no trabalho remoto é praticamente uma obrigação do gestor.
Essa cadência na comunicação é quem define o quão rápido o colaborador responderá um e-mail e será participativo em uma reunião online com o cliente, por exemplo, constituindo um fluxo de trabalho.
Muitas vezes, a falta de comunicação, mesmo que venha acompanhada de “a empresa confia no seu trabalho”, pode ser interpretada pelo colaborador como “tenho muita liberdade” e “esqueceram de mim” — o que não é saudável para ambas as partes.
Isso não significa que seja preciso fazer reuniões improdutivas de horas, mas é interessante pensar em encontros online ao final de cada mês para que todos interajam, comentem as conquistas e os desafios daquele período, conheçam melhor os novatos, entre outras pequenas interações que são essenciais para o senso de pertencimento do funcionário.
Foque na entrega, e não apenas na carga horária de trabalho
É fato que o trabalho remoto gera algumas inseguranças tanto para o colaborador quanto para os gestores. Afinal, o modelo presencial permite que todos vejam o que cada um está fazendo. Mas nem sempre isso é sinônimo de produtividade, certo? Muitas vezes, o profissional está na frente do computador há horas sem produzir como deveria.
Por isso, no home office, é essencial focar nas entregas, e não em saber se a carga horária está ou não sendo cumprida à risca. Com as metodologias ágeis, como vimos, é possível definir as tarefas que serão entregues diariamente ou semanalmente. Assim, todos os envolvidos são responsáveis por cada ação e podem se organizar para definir melhor o seu tempo.
Essa dica, inclusive, ganha ainda mais relevância quando falamos em entregas fiscais. Afinal, de nada adianta cumprir alguma obrigação e depois perceber que os dados lançados ou os cálculos feitos foram errados, gerando prejuízos financeiros à empresa e ao cliente.
Adote a metodologia SCRUM
As metodologias ágeis estão entre as mais utilizadas no trabalho remoto. Entre as principais para aplicar no trabalho remoto, destacamos o SCRUM. Seu objetivo principal é ajudar tanto na gestão quanto no desenvolvimento de projetos que tenham um prazo de entrega curto.
Ele é bastante popular em empresas de tecnologias porque foi criado especificamente para o planejamento de softwares — hoje em dia, é usado em diversos tipos de projetos, principalmente nas entregas fiscais.
A metodologia SCRUM é dividida em ciclos que são conhecidos como Sprints. Cada Sprint é formada por um conjunto de atividades que devem ser realizadas durante o ciclo definido. Este período varia entre uma semana e um mês, tudo vai depender da necessidade da equipe.
Sempre que uma Sprint começa, a Sprint Planning Meeting é realizada. Trata-se de uma reunião para definir todas as ações que serão desenvolvidas nesse ciclo. Todas as atividades ficam no “backlog”, ou seja, em uma lista de pendências que são concluídas pouco a pouco.
O ideal é que todo início de dia aconteça uma Daily Scrum, uma pequena reunião para que os profissionais compartilhem o que fizeram no dia anterior e, se for o caso, as dificuldades que estão enfrentando para finalizar alguma atividade.
Ao final do ciclo, todos devem se reunir para uma Sprint Review Meeting. Assim, tudo o que foi feito é apresentado e é possível planejar a próxima Sprint. No trabalho remoto, todos esses processos são feitos a distância. Então, é bem importante investir em ferramentas de comunicação para que todos os profissionais possam conversar sempre que tiverem dúvidas ou sugestões.
Centralize os arquivos em nuvem
As empresas que tiveram que adotar o home office de forma rápida sofreram um pouco para que todos os funcionários tivessem acesso às informações do trabalho em suas próprias casas. Claro, as que não utilizavam o sistema em nuvem ou não tinham essa padronização de armazenamento.
O Cloud Computing, como também é chamado, permite que dados e informações sejam salvos em um ambiente online, podendo ser acessados de qualquer computador que tenha acesso à internet e autorização. Além de acessibilidade remota, ou seja, o colaborador não precisa estar dentro do escritório para que tenha acesso às informações e aos programas, o sistema em nuvem tem mais segurança.
Inclusive, para o trabalho remoto há protocolos específicos para eliminar as vulnerabilidades, como a criação de senhas e autenticação de dois fatores. Sem contar na redução de custos para a empresa, que não precisa investir em hardwares, grandes equipes de TI e demais estruturas, pois tudo é feito pelo provedor.
Conte com a robotização de processos fiscais
Por fim, mas não menos importante: a robotização. Acabamos de citar uma tecnologia que existe há bastante tempo, mas que só recebeu a devida atenção depois de uma grande necessidade, que é o armazenamento em nuvem. Então, não poderíamos deixar de abordar a robotização dos processos fiscais.
Ela faz com que gargalos produtivos sejam transformados em processos mais rápidos e eficientes. É uma tecnologia na qual robôs inteligentes simulam a execução humana em atividades repetitivas. Dessa forma, elimina erros e inconsistências nos processos, aumenta a velocidade da execução e permite que os profissionais realizem trabalhos de maior valor à empresa.
Uma boa forma de aplicar a robotização nas entregas fiscais é por meio de um software especializado, como o do Motor Fiscal. Ele conta com sistema em nuvem para a consulta e o download de notas fiscais e robôs operando 24 horas todos os dias para reduzir custos, manter o compliance fiscal e aumentar a produtividade dos profissionais, principalmente no trabalho remoto.
Faça da tecnologia uma aliada
Desde o início estamos falando sobre como é importante seguir para trabalhar em home office perfeitamente. Mas, nós sabemos que esta é uma novidade nesse mundo que está se transformando por conta da Pandemia, principalmente se você não puder contar com o apoio tecnológico.
Por isso, não podemos deixar de mencionar como é importante você ter na sua empresa uma ferramenta que te dê esse suporte. Com tantas mudanças na legislação, imagine ter que atualizar cada nova informação manualmente?
O fato é que contar com o suporte de uma tecnologia que te ajude a manter uma política de compliance através da gestão fiscal e tributária, deixou de ser um luxo, é uma necessidade. Existem soluções tecnológicas no mercado que realizam este trabalho de forma bem mais prática, rápida e segura.
Saber gerir as equipes que estão no home office é muito importante para manter a qualidade das entregas. O processo de adaptação nem sempre é rápido, mas tudo fica melhor quando todos estão alinhados e comprometidos. Investir em ferramentas tecnológicas para organizar as atividades e aumentar a segurança das informações também é interessante. Por isso, conte o Motor Fiscal!
Agora queremos saber: como você faz para manter a qualidade na entrega fiscal? Acesse o site do Motor Fiscal e veja como podemos ajudar!
O trabalho remoto, principalmente por conta da pandemia de COVID-19, ganhou força nos últimos meses. O formato, apesar de pouco utilizado no Brasil até então, tem diferenciais interessantes para os profissionais, que não precisam se preocupar com o tempo de deslocamento até a empresa e podem ficar mais tempo em casa.
No entanto, o modelo home office, como também é conhecido, traz alguns desafios. As empresas que nunca tinham adotado podem se deparar com a seguinte questão: como é possível manter a qualidade na entrega fiscal mesmo com as tarefas presenciais suspensas?
Confira dicas que o Motor Fiscal separou para que as organizações obtenham resultados positivos e evitem a queda da produtividade no trabalho remoto!
Encoraje a interação dentro da equipe
Vamos a um fato: a equipe que não se comunica está fadada a cometer erros, a perder produtividade e a diminuir a motivação. Se no modelo presencial já é importante estimular a interação dentro da equipe, no trabalho remoto é praticamente uma obrigação do gestor.
Essa cadência na comunicação é quem define o quão rápido o colaborador responderá um e-mail e será participativo em uma reunião online com o cliente, por exemplo, constituindo um fluxo de trabalho.
Muitas vezes, a falta de comunicação, mesmo que venha acompanhada de “a empresa confia no seu trabalho”, pode ser interpretada pelo colaborador como “tenho muita liberdade” e “esqueceram de mim” — o que não é saudável para ambas as partes.
Isso não significa que seja preciso fazer reuniões improdutivas de horas, mas é interessante pensar em encontros online ao final de cada mês para que todos interajam, comentem as conquistas e os desafios daquele período, conheçam melhor os novatos, entre outras pequenas interações que são essenciais para o senso de pertencimento do funcionário.
Foque na entrega, e não apenas na carga horária de trabalho
É fato que o trabalho remoto gera algumas inseguranças tanto para o colaborador quanto para os gestores. Afinal, o modelo presencial permite que todos vejam o que cada um está fazendo. Mas nem sempre isso é sinônimo de produtividade, certo? Muitas vezes, o profissional está na frente do computador há horas sem produzir como deveria.
Por isso, no home office, é essencial focar nas entregas, e não em saber se a carga horária está ou não sendo cumprida à risca. Com as metodologias ágeis, como vimos, é possível definir as tarefas que serão entregues diariamente ou semanalmente. Assim, todos os envolvidos são responsáveis por cada ação e podem se organizar para definir melhor o seu tempo.
Essa dica, inclusive, ganha ainda mais relevância quando falamos em entregas fiscais. Afinal, de nada adianta cumprir alguma obrigação e depois perceber que os dados lançados ou os cálculos feitos foram errados, gerando prejuízos financeiros à empresa e ao cliente.
Adote a metodologia SCRUM
As metodologias ágeis estão entre as mais utilizadas no trabalho remoto. Entre as principais para aplicar no trabalho remoto, destacamos o SCRUM. Seu objetivo principal é ajudar tanto na gestão quanto no desenvolvimento de projetos que tenham um prazo de entrega curto.
Ele é bastante popular em empresas de tecnologias porque foi criado especificamente para o planejamento de softwares — hoje em dia, é usado em diversos tipos de projetos, principalmente nas entregas fiscais.
A metodologia SCRUM é dividida em ciclos que são conhecidos como Sprints. Cada Sprint é formada por um conjunto de atividades que devem ser realizadas durante o ciclo definido. Este período varia entre uma semana e um mês, tudo vai depender da necessidade da equipe.
Sempre que uma Sprint começa, a Sprint Planning Meeting é realizada. Trata-se de uma reunião para definir todas as ações que serão desenvolvidas nesse ciclo. Todas as atividades ficam no “backlog”, ou seja, em uma lista de pendências que são concluídas pouco a pouco.
O ideal é que todo início de dia aconteça uma Daily Scrum, uma pequena reunião para que os profissionais compartilhem o que fizeram no dia anterior e, se for o caso, as dificuldades que estão enfrentando para finalizar alguma atividade.
Ao final do ciclo, todos devem se reunir para uma Sprint Review Meeting. Assim, tudo o que foi feito é apresentado e é possível planejar a próxima Sprint. No trabalho remoto, todos esses processos são feitos a distância. Então, é bem importante investir em ferramentas de comunicação para que todos os profissionais possam conversar sempre que tiverem dúvidas ou sugestões.
Centralize os arquivos em nuvem
As empresas que tiveram que adotar o home office de forma rápida sofreram um pouco para que todos os funcionários tivessem acesso às informações do trabalho em suas próprias casas. Claro, as que não utilizavam o sistema em nuvem ou não tinham essa padronização de armazenamento.
O Cloud Computing, como também é chamado, permite que dados e informações sejam salvos em um ambiente online, podendo ser acessados de qualquer computador que tenha acesso à internet e autorização. Além de acessibilidade remota, ou seja, o colaborador não precisa estar dentro do escritório para que tenha acesso às informações e aos programas, o sistema em nuvem tem mais segurança.
Inclusive, para o trabalho remoto há protocolos específicos para eliminar as vulnerabilidades, como a criação de senhas e autenticação de dois fatores. Sem contar na redução de custos para a empresa, que não precisa investir em hardwares, grandes equipes de TI e demais estruturas, pois tudo é feito pelo provedor.
Conte com a robotização de processos fiscais
Por fim, mas não menos importante: a robotização. Acabamos de citar uma tecnologia que existe há bastante tempo, mas que só recebeu a devida atenção depois de uma grande necessidade, que é o armazenamento em nuvem. Então, não poderíamos deixar de abordar a robotização dos processos fiscais.
Ela faz com que gargalos produtivos sejam transformados em processos mais rápidos e eficientes. É uma tecnologia na qual robôs inteligentes simulam a execução humana em atividades repetitivas. Dessa forma, elimina erros e inconsistências nos processos, aumenta a velocidade da execução e permite que os profissionais realizem trabalhos de maior valor à empresa.
Uma boa forma de aplicar a robotização nas entregas fiscais é por meio de um software especializado, como o do Motor Fiscal. Ele conta com sistema em nuvem para a consulta e o download de notas fiscais e robôs operando 24 horas todos os dias para reduzir custos, manter o compliance fiscal e aumentar a produtividade dos profissionais, principalmente no trabalho remoto.
Faça da tecnologia uma aliada
Desde o início estamos falando sobre como é importante seguir para trabalhar em home office perfeitamente. Mas, nós sabemos que esta é uma novidade nesse mundo que está se transformando por conta da Pandemia, principalmente se você não puder contar com o apoio tecnológico.
Por isso, não podemos deixar de mencionar como é importante você ter na sua empresa uma ferramenta que te dê esse suporte. Com tantas mudanças na legislação, imagine ter que atualizar cada nova informação manualmente?
O fato é que contar com o suporte de uma tecnologia que te ajude a manter uma política de compliance através da gestão fiscal e tributária, deixou de ser um luxo, é uma necessidade. Existem soluções tecnológicas no mercado que realizam este trabalho de forma bem mais prática, rápida e segura.
Saber gerir as equipes que estão no home office é muito importante para manter a qualidade das entregas. O processo de adaptação nem sempre é rápido, mas tudo fica melhor quando todos estão alinhados e comprometidos. Investir em ferramentas tecnológicas para organizar as atividades e aumentar a segurança das informações também é interessante. Por isso, conte o Motor Fiscal!
Agora queremos saber: como você faz para manter a qualidade na entrega fiscal? Acesse o site do Motor Fiscal e veja como podemos ajudar!
