Você sabia que a robotização pode gerar uma transformação profunda na rotina fiscal do seu CSC? Cada vez mais, a tecnologia é uma aliada para melhoria da performance, redução de custos e organização de processos internos das organizações.
Com o surgimento de empresas globais na década de 1980, as companhias lutaram para estabelecer padrões de execução e processo em seus vários locais. As empresas que surgiram logo depois foram capazes de consolidar tarefas operacionais no início de seu desenvolvimento, ganharam uma vantagem competitiva e, sem saber, criaram os primeiros centros de serviços compartilhados (CSC). Esses primeiros CSCs renderam benefícios significativos na economia de custos e logo se tornaram uma prática comum para qualquer empresa em crescimento.
Atualmente, os centros de serviços compartilhados ainda são aproveitados para gerar benefícios operacionais significativos. No entanto, para obter o máximo dos serviços compartilhados hoje, as empresas devem não apenas considerar qual modelo é melhor para seus negócios e em qual estágio de maturidade, mas também que tipo de capacitadores de tecnologia são necessários para obter uma vantagem competitiva.
Quando falamos sobre a rotina fiscal de um CSC isso não é diferente. E a robotização pode realmente revolucionar os processos. Entenda mais sobre o assunto.
A importância da transformação digital do CSC
A Deloitte realiza uma pesquisa bianual chamada de “Pesquisa Global de Serviços Compartilhados”, que analisa as principais práticas e tendências das organizações de serviços compartilhados e como elas lidam com os desafios de negócios na busca de um melhor atendimento às necessidades dos seus clientes.
Em 2019, o levantamento teve a participação de 379 entrevistados de nove setores de atividade, que representam as principais regiões do mundo e mais de 700 centros de serviços compartilhados.
Entre os principais destaques da pesquisa está justamente a transformação digital do CSC. Tecnologias como cloud, RPA ou ERP foram empregadas por mais de 85% dos entrevistados. Além disso, as empresas de Global Business Services (GBS) se colocam como catalisadoras da transformação tecnológica ao aplicar ações digitais em suas estruturas.
Os centros de serviços compartilhados (CSC) sempre se concentraram em fornecer serviços mais baratos, mais rápidos e melhores. Embora a eficiência de custos continue a ser importante, há mais pressão do que nunca para que a tecnologia seja incorporada no DNA dessas operações para que seja possível gerar mais valor para toda a empresa.
Principais benefícios obtido com a robotização da rotina fiscal
A área fiscal é uma das principais áreas que fazem parte do CSC. Portanto, quando falamos sobre a transformação digital é importante falarmos sobre a robotização da rotina fiscal.
O RPA (Robotic Process Automation) nada mais é do que a automação de tarefas por meio de robôs. Ao identificar atividades padrão em sua rotina, empresas podem empregar o RPA para transformar essas ações repetitivas em ações sistemáticas. Assim, em vez designar um profissional para realizar a verificação diária das atribuições, por exemplo, o RPA pode fazê-lo de forma automatizada.
Basicamente, um RPA opera entre e dentro dos sistemas de uma empresa, e sua função é reduzir tarefas operacionais, repetitivas e de baixa importância. Em seu processo de automação, o RPA combina inteligência e aprendizado de máquina, fazendo muito mais pela sua empresa do que você imaginava.
Mas quais são os benefícios da robotização da rotina fiscal do seu CSC? Veja os principais:
- Redução do retrabalho nas atividades do setor fiscal;
- Ganho de agilidade e diminuição da dependência dos processos manuais;
- Facilidade em criar uma padronização para os processos do departamento fiscal;
- Praticidade para garantir o compliance fiscal;
- Redução de situações de caminhões parados em barreiras fiscais pelo não cumprimento de todas exigências;
- Cumprimento do prazo de entrega das mercadorias para os clientes;
- Eliminação de multas por atraso ou duplicidade de pagamento de tributos.
Por que investir em robotização do CSC?
A natureza do CSC o torna especialmente suscetível aos ganhos de produtividade resultantes da robotização, pelos mesmos motivos que a intervenção humana é especialmente ineficiente nesses casos.As tarefas de um CSC são repetitivas, seguindo um processo padrão (por exemplo, as várias autorizações necessárias para fechar uma ordem de compra).
Além disso, são atividades-meio, necessárias para o funcionamento do negócio, mas não a razão pela qual a empresa existe, que é gerar valor para os clientes. Finalmente, em geral essas tarefas exigem o diálogo com diferentes softwares e tipos de arquivos (como cupons fiscais escaneados, formulários médicos, planilhas, e-mails, etc.), o que é sempre muito custoso em tempo e atenção para uma pessoa.
Delegar as tarefas do CSC para a robotização economiza muito tempo e dinheiro, abrindo mais espaço para que os funcionários se dediquem a atividades mais difíceis e que envolvam inovação e criatividade. A NASA, por exemplo, criou quatro bots para fazer parte de seu trabalho mais burocrático, cujo licenciamento anual custa uma pequena fração do salário de um funcionário.
A robotização também dispensa a necessidade de integração dos sistemas. Caberá à programação dos bots a tarefa de navegar entre um processo e outro.
Qual a diferença entre Bots e RPA em termos de robotização?
A automação de processos robóticos (RPA, na sigla em inglês) é uma tecnologia que permite a um software imitar o comportamento humano. Esse robô navega pelos menus e interfaces dos programas e executa tarefas como um humano faria (conversão de dados, preenchimento de formulários, interpretação de textos, cálculos, downloads etc.) só que mais rápido e cometendo menos erros.
O RPA funciona melhor com tarefas baseadas em funções regulares que requerem inputs manuais. Vamos pensar com um exemplo: seu fornecedor envia um recibo eletrônico (ou DANFe) via e-mail. Você faz o download do documento em uma pasta, extrai as informações mais relevantes e as adiciona a uma planilha no software de contabilidade.
Um robô de RPA pode fazer tudo isso de forma automática, sendo programado para, por exemplo, fazer o download de anexos de e-mail com determinada palavra-chave no assunto, salvá-los em certa pasta e, usando ações de copiar e colar, levar os dados para as planilhas.
Mas aí surge um problema. Os recibos e muitos outros tipos de documentos são formados por dados não-estruturados. Eles não estão prontos para serem lidos por um robô, como acontece com os arquivos do tipo .csv, por exemplo. Além disso, cada fornecedor pode ter modelos diferentes de recibo.
Como cada tarefa de um RPA precisa ser explicitamente programada, é quase impossível ensinar ao robô de onde extrair cada informação relevante em cada recibo. Daí a necessidade de uma inteligência artificial para decifrar o documento como um humano seria capaz de fazer.
Bots estão substituindo esse modelo mais antigo de RPA porque são mais versáteis. Eles não precisam ser especificamente programados para cada versão de uma tarefa. Em vez disso, aprendem a reconhecer padrões e resolver problemas. São conduzidos por dados, não por processos.
Que tal entender, na prática, como a robotização pode revolucionar a rotina fiscal para a sua empresa? Entre em contato com a gente para conversarmos sobre as melhores soluções para você!
