Garantir o cumprimento da legislação fiscal deve ser prioridade para empresas de todos os portes e segmentos. Estar em conformidade, ou compliance, é uma exigência básica, mas que nem sempre recebe a atenção devida. Os arquivos fiscais, como a nota fiscal eletrônica, que trataremos neste texto, têm um volume grande. Afinal, são gerados mensalmente.
Armazená-los corretamente contribui não apenas para a boa organização, mas também para o gerenciamento adequado das informações. O resultado é uma rotina eficiente, responsável e livre de sanções e multas tributárias e penais.
Diante da importância e relevância do tema, elencamos neste texto ações e ferramentas que contribuem para a organização dos arquivos fiscais e, consequentemente, que garantem o cumprimento da legislação fiscal.
Qual a importância do armazenamento dos arquivos fiscais
A gestão e organização dos documentos fiscais são extremamente importantes para o setor fiscal da empresa. Isso porque pequenos erros e descuidos podem ocasionar sérios problemas que acarretam consequências negativas não somente com a Receita Federal, mas também com o controle interno da empresa.
Os arquivos fiscais devem ser armazenados conforme decorre a lei que os estabelece e do cunho que eles têm. Dessa forma, os períodos são diferentes. No caso da Nota Fiscal, o prazo de guarda é de cinco anos, conforme a Lei 5.17, Código Tributário Nacional Art. 173. Já no caso da Nota Fiscal de Saída, o prazo é de 10 anos, de acordo com a Lei 8.212.
Este armazenamento é feito como medida de segurança tanto para a empresa quanto para a Receita Federal. Durante esse período, o estabelecimento pode receber algum tipo de cobrança para conferência e apenas o documento fiscal pode comprovar que em determinado período foi realizada a emissão do documento com o valor e que os impostos foram retidos e pagos. Caso contrário, a empresa deverá arcar com multas.
Consequências da ausência da nota fiscal eletrônica
O descumprimento da guarda da nota fiscal eletrônica pode trazer sérios riscos ao negócio. Entre eles, destacamos a possibilidade de imposições de multas pelo Fisco. E essas multas podem ser pesadas — cada arquivo XML faltante pode chegar ao valor de mil reais em multa. Ainda sobre a punição com multas, vale destacar que as penalidades variam entre 10% a 100% sobre a quantia de cada nota autuada, podendo acumular.
Ainda nesse sentido, é importante ter atenção ao SPED Fiscal, trata-se do arquivo digital que reúne todos os documentos fiscais e as informações que o governo necessita saber sobre a empresa. Caso essa obrigatoriedade seja descumprida, além da multa, a empresa fica impedida de participar de licitações e outras concorrências públicas.
Além das questões fiscais, a falta de armazenamento da nota fiscal eletrônica impede que a empresa, por exemplo, venda artigos que não usa mais. Isso porque ela não portava o comprovante fiscal deles para entregar ao novo comprador.
Como armazenar a nota fiscal eletrônica de forma organizada e segura
Agora que você já sabe as principais punições por conta da falta do armazenamento da nota fiscal eletrônica, já compreende que as multas podem ser evitadas quando esse processo é realizado de forma segura e adequada. A guarda desses arquivos fiscais precisa também ser feita de um jeito prático, pois a empresa deve ter acesso quando precisar.
Apesar de o armazenamento feito em computadores ou pen drives ser bastante utilizado, é arriscado, pois ambos equipamentos podem danificar ou sumir. Por isso, abaixo elencamos algumas dicas que podem ser colocadas em prática.
Armazene a nota fiscal eletrônica em um sistema em nuvem
O armazenamento em nuvem dispensa que a empresa gaste com uma infraestrutura física e também o desgaste de que alguém tenha que buscar os documentos em uma situação de auditoria.
Como o Fisco modernizou o processo fiscal, é possível, sim, que este seja feito todo em ambiente digital. O armazenamento em nuvem é extremamente seguro. Ele também permite uma maior organização no que diz respeito ao histórico de dados e à tomada de decisão fundamentada.
Faça constantes backups como forma de segurança
Outra ação importante é a realização constante de backup — isso pode ser feito por meio de uma sincronização de dados em nuvem ou demais recursos. Ter cópias de segurança das notas fiscais eletrônicas garante o funcionamento da empresa em casos de queda do sistema ou demais eventualidades.
Outra boa prática que envolve o backup da nota fiscal eletrônica é salvar as cópias em mais de um local. Os riscos da não realização desse processo pode colocar os documentos em exposição à deterioração de dispositivos físicos, à interrupção de informações e, até, à perda total de dados.
Conte com uma ferramenta específica para a gestão dos arquivos fiscais
Quando falamos sobre a boa gestão dos arquivos fiscais para garantir o cumprimento da legislação fiscal, a tecnologia atua como uma ótima parceira do negócio. Realizar todos os processos de segurança do armazenamento de forma manual pode ser complicado, desgastante e ainda com a chance de riscos serem cometidos.
Por isso, um software de gestão e obrigação fiscal pode solucionar esses problemas. Afinal, desempenha em segundos as atividades que, feitas com intervenção humana, levariam horas ou até dias. O sistema do Motor Fiscal, por exemplo, armazena, organiza e realiza consultas referentes à nota fiscal eletrônica.
De forma completamente automática e digital, o sistema do Motor Fiscal também permite consultar, fazer download e armazenar todas as notas fiscais eletrônicas. Por consequência, a rotina fiscal recebe uma gestão segura e eficiente.
O armazenamento da nota fiscal eletrônica é essencialmente importante para garantir que a empresa cumpra a legislação fiscal. O uso da tecnologia para otimizar a gestão, além de facilitar a rotina, também garante mais segurança e eficiência. Nesse sentido, o sistema do Motor Fiscal recebe destaque, pois garante que todos os processos fiscais sejam acompanhados e gerenciados a todo o momento, evitando problemas com a Receita Federal e demais órgãos.
E você, como tem feito o armazenamento dos arquivos fiscais?
