Sua empresa está preparada para garantir o compliance fiscal na Black Friday? Em meio à empolgação pelo aumento nas vendas, muitas organizações esquecem que precisam lidar com todas as obrigações fiscais e contábeis resultantes das operações. E as consequências disso podem interferir na lucratividade deste período tão promissor.
A preparação para a Black Friday vai muito além de reforçar os estoques e criar campanhas de marketing. O departamento fiscal também deve se preparar para o processamento de um grande volume de vendas sem comprometer as entregas.
Quer entender melhor toda a importância do compliance fiscal na Black Friday? Então, continue a leitura!
O que é Compliance
Compliance vem do termo to comply, que nada mais é do que cumprir uma norma ou regra estabelecida, por processos em uma organização, da melhor maneira. Sendo assim, podemos afirmar que, no mundo corporativo, compliance são os conjuntos de disciplinas para cumprir as normas legais e regulamentadoras, políticas ou diretrizes estabelecidas para um negócio ou atividades da organização, com a utilização de ferramentas que auxiliam esses controles.
O Compliance Fiscal
O Compliance Fiscal transpassa a barreira do e-commerce: é necessário estar alinhado com o escritório de contabilidade e com o Fisco, pois é ele que define a legislação tributária, suas mudanças, seus impactos no dia a dia da empresa, seus tributos a serem pagos e a documentação a ser entregue.
A falta ou o atraso na entrega de qualquer documento ao Fisco gera retrabalho, recalculos e até multas para o e-commerce, por isso é importante uma pessoa, ou uma equipe – dependendo do tamanho e do volume de vendas de sua empresa ou loja virtual – que seja responsável pelo compliance fiscal, pois é ela que será responsável por entregar as exigências municipais, estaduais e federal dos fiscos, se atentará ao calendário de entregas, garantirá que todos os documentos serão entregues sem falhas, armazenamento de arquivos XML de NFes, CTes, NFSes e demais documentos fiscais, escriturações e ainda garantir que todas as informações tenham fácil acesso no caso de uma fiscalização da Receita Federal.
O Fisco utiliza de sua expertise tributária para ter sob seu controle as mais diversas informações fiscais tendo posse de documentos eletrônicos (NF-e, NFS-e,NFC-e, Eventos e-Social, etc.) das escriturações mensais (GIAS ESTADUAIS, SPED Fiscal, SPED Contribuições, Periódicos do e-Social, etc.) e escriturações anuais (SPED Contábil, ECF, DIRF, RAIS, etc.) e o foco do Compliance Fiscal está na melhoria dos processos de controle das entregas e no arquivamento de toda a movimentação fiscal de forma digital que as empresas têm de entregar ao Fisco.
O Compliance Fiscal e o e-commerce
O Fisco tem utilizado cada vez mais tecnologia para receber e controlar os documentos e informações fiscais vindas de empresas e lojas. Com isso, a implantação de soluções tecnológicas para sempre estar de acordo com a legislação fiscal se torna imprescindível.
Já não é mais necessário a compra de softwares ou instalações grandiosas para poder ter a tecnologia à favor do seu negócio porque, geralmente, as empresas que vendem esses softwares e presta esse tipo de serviço demandam mão de obra, que na maioria das vezes faz visitas ao seu escritório para fazer as instalações e treinamentos, contrato de prestação de serviços, infraestrutura física (como servidores mais potentes) e custos maiores, já que utilizam todos esses mecanismos.
O armazenamento em mídias físicas como HDs, pendrives, CDs ou outros dispositivos também não é totalmente seguro, já que elas podem sofrer avarias ou se perderem, fazendo com que a empresa perca todos os seus arquivos fiscais.
Hoje é muito mais simples e mais economicamente interessante obter soluções como o armazenamento em nuvem, que possibilita ter acesso direto da Sefaz: consulta, download e armazenamento ilimitado de NFes, NFSe, CTes e outros documentos, somente com seu acesso à internet.
No e-commerce, o volume de documentos fiscais que o empresário precisa ter controle durante a Black Friday aumenta muito. São mais Notas Fiscais, mais CTes, mais DANFes… e é exatamente por isso que o compliance fiscal nesse período do ano tem tanta importância.
Na Black Friday, o Fisco e a Receita Federal aumentam a fiscalização e estão de olho nas importações e nos documentos fiscais que circulam, tanto no ambiente virtual, quanto nos documentos impressos, como é o caso da DANFe.
Se o volume de documentos se multiplica e a fiscalização dos órgãos competentes também, a sua atenção também deve ser redobrada. E contando com uma tecnologia que consulta seus documentos fiscais, faz download e ainda os arquiva, você pode otimizar seus recursos para as vendas na Black Friday.
Benefícios do Compliance Fiscal
Veja quais são os principais benefícios de implementar o compliance fiscal:
- Monitoramento de todas as obrigações a serem cumpridas e acompanhamento dos prazos;
- Armazenamento de todos os documentos necessários para comprovação;
- Preenchimento correto das notas fiscais, observando as normas tributárias;
- Geração automática de guias para o recolhimento dos tributos;
- Processo de auditoria para identificar potenciais erros;
- Redução dos riscos de penalidades;
- Agilidade nos processos internos;
- Fácil acesso às informações fiscais;
- Redução de custos relacionados aos tributos;
- Padronização de processos internos;
- Construção de uma imagem positiva da empresa no mercado.
A importância do Compliance Fiscal na Black Friday
O compliance fiscal na Black Friday ganha uma importância ainda maior. Mesmo com o aumento na quantidade de pedidos, é preciso manter as medidas para o cumprimento de todas as obrigações e recolhimento dos tributos.
Por conta disso, os custos de uma operação manual no departamento fiscal podem se tornar ainda maiores durante a Black Friday – além de gerar uma corrida contra o tempo para cumprir todas as exigências sem interferir no desempenho das vendas. Veja alguns aspectos que ajudam a compreender esse cenário:
- Todas as vendas para consumidor final localizado em outro estado exigem que a mercadoria siga viagem apenas com a GNRE paga e autenticada pelo banco. Isso significa que essa é uma exigência que precisa ser cumprida rapidamente para garantir a entrega dos produtos ao consumidor no tempo previsto.
- Para cada guia, um único funcionário gasta, em média, 10 minutos no processo manual de emissão e pagamento. Em uma loja que vende 100 unidades no mês, o funcionário necessita de quase 16 horas do mês apenas para fazer emissão e pagamentos de GNRE. Com o crescimento no volume de vendas na Black Friday, uma organização pode ter muitos problemas para processar todo o fluxo de informações.
A pior coisa que uma organização pode desejar é conseguir atrair um grande número de consumidores ao longo da Black Friday, mas ter problemas fiscais no processamento dos pedidos, atrasando todas as entregas. Com isso, as chances de fidelizar os clientes podem ser comprometidas pela insatisfação gerada por conta do atraso no recebimento do produto.
Como garantir o Compliance Fiscal na Black Friday?
Afinal, como garantir o compliance fiscal na Black Friday?
De forma geral, a resposta está simplesmente em continuar cumprindo as obrigações do Fisco como no restante do ano: emissão de notas fiscais, armazenamento de documentos, entrega das declarações, entre outras rotinas conhecidas do departamento fiscal.
Porém, a complicação está justamente no aumento do volume de operações. Para isso, as soluções tecnológicas surgem como suas grandes aliadas.
A automação fiscal pode ser uma ótima solução para lidar com o compliance fiscal na Black Friday. As organizações que utilizam soluções para automatizar o processo de emissão e pagamento dos documentos fiscais eliminam a dependência de processos manuais – que são mais lerdos e consomem recursos da empresa.
Motor Fiscal: sua aliada para manter o Compliance Fiscal
Vimos neste artigo como é fundamental se preocupar com o compliance fiscal na Black Friday. Dessa forma, a empresa pode focar no aumento das suas vendas sem preocupações ou problemas com o Fisco.
Para ajudá-lo a colocar isso em prática, o Motor Fiscal disponibiliza as soluções digitais ideais. Além de facilitar a emissão da NFe, você pode fazer a automação da emissão e pagamento de diversos tributos – como DARF, GPS, DARE, GARE, GNRE, FECP e outros.
Mais do que isso, todas essas informações ficam armazenadas de forma ordenada em um ambiente seguro. Com base nas informações geradas pelas notas fiscais da empresa, torna-se ainda mais fácil avaliar o sucesso nas vendas da Black Friday e atualizar todos os controles gerenciais.Você já conhecia a importância do compliance fiscal na Black Friday? Gostaria de conhecer melhor as soluções do Motor Fiscal? Então, continue a visita em nosso site e descubra como podemos ajudar sua empresa a se preparar para a Black Friday.
