O XML da Nota Fiscal é um tema que costuma gerar bastante confusão e dúvida. Vamos desvendar todos os detalhes desse arquivo com esse artigo.
Falar de Nota Fiscal hoje envolve uma série de detalhes técnicos e tecnológicos, afinal a versão eletrônica desse documento, implementada a partir do Ajuste SINIEF 07/05, já é obrigatória para todo tipo de transação comercial tributável e em todo o território nacional.
Ou seja, a NF-e substituiu de vez as antigas notas em papel e trouxe mais modernidade, praticidade e segurança para esse processo por meio da tecnologia. E um dos detalhes tecnológicos da NF-e é também um dos seus pontos mais essenciais: o arquivo XML.
Já ouviu falar ou se deparou com algum arquivo XML? Sabe o que ele é exatamente, suas vantagens e utilização? Qual a diferença entre esse arquivo e a NF-e? E o DANFe? A gente te explica tudo isso e também como gerar, baixar, abrir e armazenar o XML da Nota Fiscal. Boa leitura!
O que é XML na Nota Fiscal?
XML é uma sigla para “eXtensible Markup Language” que em português significa Linguagem Extensível de Marcação Genérica. O XMl é, portanto, um formato de arquivo digital utilizado para documentos com dados organizados, formato esse que foi escolhido para a Nota Fiscal Eletrônica.
Isso quer dizer que, hoje, o processo de emissão de Notas Fiscais resulta em um arquivo com a extensão .xml, que reúne todas as informações do documento fiscal, ainda que elas não sejam facilmente legíveis em sua formatação original.
No Brasil, o XML da Nota Fiscal segue o padrão nacional de escrituração fiscal e é utilizado em todo o país. E a escolha do XML para um processo sensível e que exige segurança como a emissão de NF-e não foi à toa.
Esse tipo de arquivo conta com uma linguagem funcional, segura e leve, solucionando as demandas e gerando diversas vantagens para essa implementação, sobre as quais falaremos melhor mais adiante.
Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica – DANFe
Se o XML é o formato da Nota Fiscal, a nota em si, onde fica o DANFe nessa história? Bom, o arquivo XML é a versão digital da nota que, geralmente, é encaminhada ao cliente por e-mail após uma compra.
Já o DANFe é a versão visual e impressa da nota, que deve acompanhar a mercadoria e serve para comprovar a compra, fornecer as principais informações da operação e dar acesso à nota, em seu formato eletrônico XML.
Ou seja, a NFe é um documento originalmente em formato XML, não tem como separar os dois. É certo dizer que a Danfe é uma representação visual do XML da NFe (logo, não é a mesma coisa que a NFe, por não ter todos os dados legais impressos e não ser o mesmo padrão).
Arquivo XML da Nota Fiscal
Se você nunca cruzou com um arquivo XML de Nota Fiscal, essa é a carinha dele:
Apesar de parecer um tanto confuso, seu uso não é tão complicado assim. Na sua estrutura, estão contidas todas as informações obrigatórias da NF-e, tais como:
- Modelo, série, número, data de emissão, data de entrada/saída e valor total da nota
- Nome e razão social, CNPJ, endereço, IE e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS do emitente e do destinatário
- Descrição, quantidade e valores dos produtos ou serviços
- Dados sobre o ICMS (base de cálculo, frete, seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins), transporte e cobrança
- E informações adicionais sobre a DANFe ou necessárias para o contribuinte.
O layout utilizado neste documento segue o mesmo padrão em todo o país e para a sua leitura é necessário usar softwares específicos, convertê-lo para outro formato, geralmente para PDF ou um editor de texto comum. A questão é que é muito difícil de ler se ele não estiver indentado.
É o XML da Nota que possui validade fiscal, então, em caso de troca ou fiscalização, é este arquivo que deve ser apresentado, e não o PDF ou o DANFe. Vamos agora aprender como funciona o fluxo de emissão, uso e armazenamento desse arquivo?
Como gerar e baixar o XML da Nota Fiscal
Gerar o XML da Nota Fiscal consiste basicamente na emissão da NF-e. Para isso, porém, você precisa providenciar um software emissor, um cadastro ativo e aprovado junto à SEFAZ e um certificado digital do tipo A Pode ser tanto o A1 quanto o A3 (digital ou cartão físico) – assinatura digital. Os passos então consistem em:
- Preencher os dados da nota no software emissor e gerar um arquivo eletrônico
- Assinar o arquivo digitalmente com o certificado digital
- Transmiti-lo para a SEFAZ do seu estado para validação
- Após a autorização de uso você obtém o XML da Nota Fiscal validado e também a via para impressão do DANFe.
Então, basta baixar e encaminhar os arquivos ao destinatário, processo que é feito automaticamente por alguns softwares emissores. Também é possível baixar o XML de uma nota a partir de programas específicos para isso, fornecendo a chave de acesso contida na DANFe, porém é preciso atenção à confiabilidade e segurança dessa aplicação.
Como abrir o XML da Nota Fiscal
É possível abrir o arquivo XML de duas formas: em seu formato original, usando um software que “leia” este tipo de linguagem, como o Bloco de Notas ou o Editor de Texto (Mac), o Excel e os navegadores de internet; ou então, convertendo o XML para PDF e abrindo-o normalmente.
Por que o arquivo XML da Nota Fiscal é importante?
O arquivo XML da Nota Fiscal tem a mesma importância da antiga nota em papel: registrar a transação entre duas partes sobre um produto ou serviço adquirido, comprovar a propriedade e auxiliar a fiscalização sobre eles, evitando a sonegação fiscal.
Para emissores, ele ajuda no controle financeiro e na gestão fiscal e de vendas, pois serve como prova da atuação regular do negócio e está sempre à distância de um clique, contra riscos de adulteração, danos ou perdas.
Para o consumidor, ela garante a troca ou devolução após a compra, serve de documento comprobatório para a dedução de despesas no imposto de renda, e traz mobilidade e segurança no acesso e no armazenamento.
Além disso, esse é um formato versátil, com alta portabilidade, otimizando o processo de emissão em diversas etapas e para todas as partes envolvidas, do empreendedor ao consumidor, passando pelos colaboradores da empresa, contadores e o Fisco.
É necessário armazenar o XML da Nota Fiscal?
Sim. A legislação determina o armazenamento obrigatório do XML das Notas por 5 anos após a sua data de emissão, pois neste período elas ainda podem ser solicitadas para conferência em fiscalizações.
Sem dúvidas, o mundo dos documentos fiscais eletrônicos guarda muitos desafios, são diversos detalhes e regras que precisam ser aplicados e ainda estão em constante atualização – as Notas Técnicas estão aí para não nos deixar esquecer disso!
