O departamento fiscal é essencial para a continuidade das atividades de qualquer empresa. Trata-se do setor responsável por fazer a escrituração de todas essas movimentações, apurar impostos e garantir que todas as obrigações legais estão sendo cumpridas. Por isso, os erros do departamento fiscal podem custar muito caro.
Todas as pessoas jurídicas brasileiras precisam lidar com inúmeras exigências legais relacionadas a tributos, obrigações acessórias e diversas mudanças na legislação sobre o tema, não é? Levando em conta toda a complexidade que essas operações podem ter, os gestores têm em mãos um grande desafio para manter a produtividade e minimizar os riscos.
Neste artigo vamos destacar quais são os principais erros do departamento fiscal e como corrigi-los. Confira.
Como seu departamento fiscal está trabalhando errado?
Erros de entrada de dados
Erros de entrada de dados são falhas cometidas onde e como os itens são inseridos (ou não) em seu sistema. Alguns erros comuns de entrada de dados incluem:
- Inserção de itens na conta errada
- Exclusão ou adição de um dígito ou uma casa decimal
- Omissão ou duplicação de uma entrada
Isso é simplesmente uma falha ao registrar um item, geralmente por um erro humano. Porém, para fins fiscais, um pequeno deslize pode tomar grandes proporções – levando a recolhimentos de tributos indevidos e declarações imprecisas.
Falha na gestão da documentação
Na contabilidade, os documentos são fundamentais. São eles que servem como comprovação das operações realizadas e atestam que todas as normas legais estão sendo seguidas.
Portanto, um dos erros do departamento fiscal é não lidar corretamente com a documentação. Um ótimo exemplo disso é não armazenar corretamente o XML das notas fiscais emitidas – que deve ser guardado por, no mínimo, 5 anos mais o ano vigente.
Falta de planejamento
Uma empresa possui inúmeras obrigações fiscais para cumprir ao longo do ano, não é? Porém, mesmo considerando as alterações na legislação que podem ocorrer, é possível mapear todas essas obrigações no início do ano – criando uma agenda fiscal.
Deixar de realizar esse planejamento é um dos principais erros do departamento fiscal, pois aumenta drasticamente as chances de falhas e pode sobrecarregar a equipe por conta de demandas não previstas.
Ausência de processos claros
Se você busca um departamento fiscal produtivo, é essencial criar processos claros e bem definidos para guiar as atividades dos profissionais. Quando isso não acontece, podem surgir complicações que afetam o desempenho de todo o setor – como excesso de tempo ocioso ou retrabalho.
Sobrecarga da equipe
Por fim, outro erro comum nas empresas brasileiras é a sobrecarga da equipe. Quando os profissionais possuem mais tarefas do que conseguem realizar, aumentam as chances de erros humanos e de outros atritos que comprometem a produtividade.
Como fazer com que seu departamento fiscal comece a trabalhar certo?
Treine a equipe fiscal
Profissionais capacitados e que possuem clareza sobre as normas fiscais são mais eficientes e erram menos. Portanto, esse pode ser um ponto importante para evitar que os erros do departamento fiscal sejam cometidos.
Não sobrecarregue seus funcionários
Conforme acabamos de ver, os funcionários sobrecarregados podem cometer erros bobos por desatenção. Por isso, é fundamental encontrar formas de evitar a sobrecarga – seja estruturando melhor os fluxos internos, contratando mais pessoas ou adotando ferramentas de automação.
Implemente controles internos
Implemente práticas que possam ajudar a detectar e corrigir erros do departamento fiscal. A revisão periódica dos processos adotados e das atividades desenvolvidas pelos profissionais garante que você esteja sempre um passo à frente.
Busque o Feedback dos profissionais
Os profissionais que trabalham diariamente nas rotinas fiscais podem ter ótimos insights sobre maneiras de reduzir os erros e otimizar a produtividade do departamento. Portanto, incentivar o feedback dessas pessoas pode ser uma prática produtiva.
E principalmente explore a tecnologia
A tecnologia pode ser sua grande aliada para reduzir os erros do departamento fiscal. Atualmente existem várias soluções digitais que permitem a automação de processos – reduzindo as chances de erros humanos e aumentando a produtividade dos profissionais.
Exemplos de como a tecnologia pode auxiliar muito no departamento fiscal e evitar erros
Otimização de apuração
A cada período determinado, as empresas precisam fazer apurações fiscais, como para entrega do relatório de Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ).
A tecnologia possibilita que esse trabalho seja otimizado, sendo mais fácil de ser realizado e também com agilidade, para que os relatórios possam ser entregues dentro do prazo. Isso evita complicações com os órgãos fiscalizadores.
Integração das notas
A integração das notas deixa o processo transparente para o usuário, com tudo muito claro e os impostos detalhados. Não é necessário fazer a inserção individual, o que geralmente demanda muito tempo para ser realizado. Benefícios do uso da tecnologia no compliance fiscal para as empresas
As boas práticas de compliance fiscal, com o uso da tecnologia, geram diversos benefícios para as empresas.
Trabalho otimizado
As apurações dos impostos ficam muito mais claras para os empresários ou gestores das empresas. Isso faz com que se possa ter uma compreensão maior sobre os processos fiscais, principalmente para quem não tem formação nas áreas de economia e contabilidade.
Redução de erros
Quando o sistema financeiro é integrado a algum ERP, tudo é feito automaticamente, sem a necessidade de alterações manuais. Logo, se evitam erros humanos que podem causar falhas graves para as apurações fiscais.
Se apenas um número for digitado incorretamente, por exemplo, uma grande alteração nos valores pode ocorrer. Isso faz com que a empresa precise pagar mais ou menos imposto, tendo prejuízo e tendo que responder legalmente pela falha.
Padronização de processos internos
Com a integração do sistema financeiro, os processos de compliance fiscal serão padronizados. Não acontecerá de um funcionário trabalhar de uma forma, deixar de trabalhar na empresa e o substituto não conhecer a sua metodologia, por exemplo.
Tudo será feito seguindo um padrão, já testado e aprovado, de modo que o trabalho é facilitado e as atividades são conduzidas sempre da mesma maneira.
A tecnologia pode ajudar muito as empresas a terem medidas de compliance fiscal mais eficientes. Agora você já sabe como isso é relevante para o seu negócio!
O Motor Fiscal oferece as soluções ideais para que sua empresa maximize os resultados do departamento fiscal e garanta o cumprimento de todas as obrigações.
