Os gargalos na gestão do departamento fiscal de uma empresa são um dos principais motivos que levam ao pagamento incorreto de impostos que geram prejuízos, multas, sanções e bloqueios. Além deles, há problemas administrativos decorrentes da falta de informação fiscal correta para a tomada de decisões.
Saber identificar e eliminar esses gargalos pode ser uma tarefa muito complicada, se você não entender bem esse tipo de problema. Pensando nisso, resolvemos escrever este artigo. Nele você encontrará um guia para solucionar essa questão.
O que é um gargalo?
Antes de qualquer coisa, você sabe, afinal, o que significa o termo gargalo no âmbito empresarial e fiscal? Em termos gerais, trata-se apenas da parte de uma garrafa em que o líquido escorre até o seu fundo.
Traduzindo para o âmbito dos negócios, um gargalo é uma falha que suga toda a possibilidade de ganhos de sua empresa. Utilizando a analogia, é como se ele sugasse a sua gestão ao fundo da garrafa, tornando impossível resgatar sem virá-la de cabeça para baixo.
Os gargalos na contabilidade, basicamente, prejudicam a apuração de tributos, fazendo com que você pague mais do que deveria, ou menos. Com isso, fica-se à mercê de auditorias e fiscalizações que podem gerar multas e bloqueios severos, prejudicando o crescimento da empresa.
Além disso, ela ficará sem o aporte da informação fiscal, tão importante para a tomada de decisões gerenciais que podem impactar diretamente nas vendas ou prestação de serviços de uma empresa.
Como resolver gargalos no departamento fiscal?
Agora que você já sabe o que é um gargalo no âmbito fiscal, vamos mostrar passos práticos para que você possa eliminar esse tipo de problema em sua empresa definitivamente.
Fazer uma gestão de processos eficaz
O primeiro passo para eliminar os gargalos no departamento fiscal é ter uma gestão de processos que funciona. Quando os seus funcionários não têm uma noção definida de como os procedimentos devem ser executados, é muito fácil de acontecer desvios nas atividades desenvolvidas por eles.
Portanto, é fundamental que todos os processos realizados em cada um dos departamentos envolvidos com o fiscal sejam padronizados e, principalmente, acompanhados de perto. Dessa maneira, pode-se verificar se todas as atividades estão sendo desenvolvidas de acordo com o escopo fixado pela direção e gestão da empresa.
Além de facilitar a identificação e o combate de gargalos, a gestão de processos eficaz também auxilia no treinamento de novos funcionários, tendo em vista que tudo é previamente documentado, bastando que esse novo colaborador tenha acesso aos procedimentos e os estude. Dessa forma, ele realizará as atividades de acordo com o que foi estabelecido.
Utilizar ferramentas tecnológicas
A tecnologia invadiu as empresas de uma forma que não dá mais para voltar atrás. Porém, essa invasão foi uma coisa boa, afinal, possibilitou a integração de vários departamentos, aumentando a agilidade e a confiabilidade no trabalho.
O que muitas pessoas ainda não sabem, é que já existem diversas ferramentas que podem prevenir ou até mesmo eliminar alguns gargalos no departamento fiscal, tendo em vista que elas reúnem todas as informações da empresa, como um ERP por exemplo.
Isso possibilita que os gestores analisem relatórios e verifiquem possíveis erros que estejam drenando a capacidade econômica e financeira da empresa, e assim tomar as medidas cabíveis em tempo.
Investir na comunicação interna
A comunicação interna também é um fator que pode ajudar na identificação e redução de gargalos fiscais. Com ela você pode ficar ciente dos problemas que chegam a outros departamentos que estão ligados com ao departamento fiscal.
Verificar a visão de colaboradores que estão de fora do setor e recebem a sua informação é uma excelente alternativa para encontrar possíveis pontos de problemas.
Implementar a gestão de tempo
A gestão de tempo também auxilia na redução de gargalos no departamento fiscal. Ela possibilitará que você determine o tempo que deverá ser gasto em cada tipo de atividade, promovendo um aumento na produtividade dos seus colaboradores.
No entanto, para que ela funcione de forma eficiente, é preciso que seja elaborada em conjunto aos responsáveis pelo setor do departamento fiscal. Dessa forma, você não erra na hora de designar o tempo necessário para cada tipo de atividade.
Apostar na integração de dados
A integração reduz o trabalho manual, utilizando o dado bruto, desde a entrada na empresa, lapidando e transformando-o em uma informação fiscal de qualidade, que será encaminhada aos outros departamentos e à gestão da empresa.
Quando você integra o fiscal aos outros setores, além de ganhar tempo nas operações, também reduz a realimentação de dados, que podem gerar erros durante o processo.
Ou seja, a informação é inserida no sistema de gestão integrada uma única vez e vai passando pelas mãos de cada um dos responsáveis até chegar à alta administração. Essa terá dados precisos e lapidados que auxiliarão na tomada de decisões gerenciais importantes, além de atender às questões fiscais inerentes ao departamento fiscal.
Realizar treinamentos periodicamente
Por fim, uma das melhores estratégias para evitar gargalos no departamento fiscal é investir na formação e treinamento da sua equipe envolvida com o departamento. No meio fiscal, nos últimos anos, as coisas mudaram muito e novos processos e práticas surgiram com o passar do tempo.
Portanto, não há como se manter um departamento destes na empresa, sem submeter os seus colaboradores à reciclagem recentemente. Esses treinamentos servirão para que eles desempenhem as suas atividades de acordo com as novas práticas fiscais aplicadas.
Além disso, eles também trabalharão com um olhar mais clínico identificando possíveis pontos de gargalos, podendo, ainda, oferecer oportunidades de melhorias para determinados setores. Tudo isso contribui para reduzir a probabilidade de erros dentro e fora do seu departamento.
Sem mencionar o fato de que, colaboradores treinados tendem a se sentir mais motivados e entusiasmados para exercerem suas atividades, tendo em vista que sentem-se mais preparados e valorizados pela empresa.
Com todas essas dicas, você conseguirá remover todos os gargalos no departamento fiscal da sua empresa, podendo, após esses processos, usufruir dos ganhos e benefícios administrativos, fiscais e econômicos que ela pode proporcionar ao seu negócio.
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