Um documento fiscal não serve somente para formalizar uma venda ou transferência de produto e depois ser jogado fora. O ciclo de vida da nota fiscal inicia com a anexação de vários eventos para evidenciar a movimentação, passa pelo processo de escrituração no SPED Fiscal e finaliza com o armazenamento pelo período previsto por lei.
E conhecer todo o ciclo é fundamental para o contribuinte, seja ele o emissor, seja o destinatário ou transportador da nota, pois, em algum momento ele terá que mostrar ao Fisco que a entrada ou saída das mercadorias estão de acordo com a legislação.
O objetivo deste artigo é esclarecer todos os componentes que fazem parte do ciclo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
NF-e, o que é?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a versão digital da Nota Fiscal física. Ela serve para registrar a venda/faturamento de produtos e documentar o recolhimento de impostos. A NF-e facilita a gestão, além de reduzir custos e tornar os processos menos burocráticos.
Emissão da Nota Fiscal Eletrônica
O primeiro processo para o nascimento da NF-e é a sua emissão. Neste caso, quando a compra é realizada, o fornecedor deve enviar os dados da operação através de um software, esperar sua validação e registro pela Secretaria da Fazendo do estado (órgão público responsável pela arrecadação dos impostos).
Na mesma hora, a SEFAZ devolve um arquivo em formato digital (XML), representando oficialmente a Nota Fiscal. No entanto, a Nota pode ser além de autorizada, denegada ou rejeitada pela Secretaria da Fazenda.
Autorização
A NF-e é autorizada quando todos os dados estão corretos e os emitentes e destinatários estão em dia com o fisco.
Denegada
Quando a Sefaz identifica alguma irregularidade, por parte do emitente ou destinatário, a NF-e, pode ser denegada. Existem três possibilidades para que isto ocorra: emitente em situação irregular perante o Fisco, destinatário em situação irregular perante o Fisco ou destinatário não habilitado a operar na UF.
Desta forma, depois de denegada, os arquivos da NF-e ficam gravados nos arquivos da SEFAZ e o número da Nota não poderá mais ser usado ou cancelado.
Rejeitada
Neste caso, a Sefaz também nega a autorização da Nota, mas abre diversas possibilidades para esta rejeição. Entre eles está o fato de aquela NF-e já estar denegada. Isto pode acontecer quando o número de uma NF-e denegada é utilizado. Lembra do que falamos no item anterior?
Neste caso, é possível corrigir a numeração. Além disso, as Notas Fiscais Eletrônicas rejeitadas não ficam gravadas no sistema da SEFAZ, desta forma, é como se elas nunca tivessem existido.
Manifestação do Destinatário Eletrônico e sua função
Para evitar possíveis fraudes ou ocorrências, quando um documento é emitido contra o CNPJ ou CPF do destinatário, uma notificação é enviada, o MD-e. A partir daí é possível registrar eventos que confirmam sua participação no processo de compra.
Sendo assim, o destinatário pode confirmar a operação, apresentar o desconhecimento sobre a operação ou informar que a operação não foi realizada.
Operações sob a NF-e
Carta de Correção Eletrônica
A CC-e é o evento utilizado em casos necessários de correção nas Notas Fiscais Eletrônicas já emitidas, como citamos anteriormente.
Evitando assim, o cancelamento desnecessário ou a emissão de notas fiscais de ajustes.
Registro de passagem
Este evento registrado pela SEFAZ informa que a NF-e passou por uma barreira fiscal e desta forma, não pode ter a Nota cancelada.
Escrituração fiscal
Todo mês é necessário fazer a escrituração e cálculo fiscal das NF-e de saídas (emitidas) e de entrada (recebidas), para declaração ao Fisco. A versão eletrônica do documento veio para acelerar o processo, hoje feito através do EFD ICMS IPI, conhecido como SPED Fiscal. O sistema é utilizado para apurar os impostos como ICMS, ISS e IPI, entre outras informações de operações do contribuinte.
Armazenamento da NF-e
A última etapa do ciclo, é o armazenamento da NF-e. O Ajuste SINIEF 007/05 determina que a responsabilidade deste armazenamento é exclusivamente dos contribuintes.
Tanto o emitente quanto o destinatário contribuinte devem armazenar o arquivo XML. No caso de destinatários não contribuintes, fica a seu cargo o armazenamento do DANFE da operação.
A legislação nacional estabelece um prazo de 5 anos para esta guarda, porém, não fica impedido que alguma legislação estadual estabeleça um prazo maior.
Facilitando a NF-e e o ciclo de vida do documento fiscal
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