A digitalização de sistemas já é uma realidade para empresas de tecnologia da informação. Desde alguns anos atrás, o mundo corporativo abraçou definitivamente o cloud computing como uma nova forma de oferecer soluções digitais para a melhoria de processos corporativos e aumento dos lucros. Gerenciar os documentos tributários e fiscais na nuvem é uma tendência que continuará crescendo no mundo todo, chamado de gestão fiscal.
A computação em nuvem (ou cloud computing), por volta de 2010, era só uma tendência. Hoje, já estamos habituados a ter nossos arquivos salvos em serviços como Google Drive, Dropbox, Skydrive, iCloud e outros. Esses softwares, basicamente, armazenam documentos de texto, planilhas ou imagens, dispensando o disco rígido do computador.
Esta mesma facilidade também está disponível para sistemas de alta complexidade como softwares e ferramentas fiscais. As soluções cloud computing foram desenvolvidas para atender as necessidades de um mundo corporativo que precisa ser rápido, prático, sustentável e escalável. Porém, ainda assim, alguns executivos olham com receio para esse tipo de solução. O medo é compreensível, por isso o Motor Fiscal tem trabalhado para desmistificar o uso em nuvem destas ferramentas. E como convite para esta nova era da gestão, listamos alguns benefícios que a nuvem pode trazer para a sua empresa.
1 – FLEXIBILIDADE
As vantagens de ter seus arquivos disponíveis “no ar” são muitas e a primeira delas é o fato de poder acessá-los a partir de qualquer computador ou dispositivo móvel sem correr o risco de perdê-los caso seu computador ou disco rígido tenha algum problema. Na nuvem, não é necessário usar uma máquina com muito espaço de armazenamento, já que tudo é executado e salvo em servidores remotos. No caso de ferramentas fiscais, as parametrizáveis são o ideal: elas facilitam o atendimento a diversos segmentos e portes de empresas.
2 – PRATICIDADE
Para a gestão fiscal e tributária de uma empresa, essa tecnologia pode ajudar muito nas atividades operacionais, pois traz organização de maneira escalável e torna a geração das obrigações acessórias, os cruzamentos das obrigações e outras atividades das áreas fiscal e contábil mais ágeis e seguras. Além disso, pode reduzir muitos custos, pois os funcionários perderão menos tempo com o operacional e poderão ser mais eficientes. Gastos com infraestrutura, “papel” e arquivos físicos são descartados.
3 – SEGURANÇA
Quando falamos em segurança, estamos nos referindo a duas coisas: perda ou vazamento de dados ou documentos importantes e, também em relação ao acesso a esses arquivos.
Informações confidenciais são protegidas por senha para que apenas as pessoas autorizadas possam acessar. E, é claro, apenas na nuvem e com tecnologia atualizada é possível ter um Plano de Recuperação de Desastres efetivo, para que os arquivos estejam sempre seguros em casos de acidentes ou falhas do sistema.
4 – MOBILIDADE
Outro diferencial desse tipo de serviço é poder acessar as informações remotamente, onde e quando quiser. Numa reunião com o cliente, por exemplo, você poderá acessar todos os arquivos sem a necessidade de pastas, papéis, pen drives ou HD externo. Está tudo ali no servidor, basta estar conectado à internet. Afinal, quem nunca chegou à Prefeitura para regularizar a situação de um cliente ou da empresa e esqueceu algum documento importante? Numa situação como essa, você precisaria apenas acessar seus documentos de um computador ou dispositivo móvel para ter acesso ao que precisar e concluir a regularização sem maiores complicações, sem ter que voltar ao escritório para buscar o papel esquecido. Muito mais simples, não é?
5 – CONECTIVIDADE
Um aspecto muito importante desta tecnologia é permitir que soluções diferentes possam conversar entre elas de uma forma simples e segura.
No mundo fiscal, a conectividade é, além de essencial para comunicação com o governo e emissão de documentos como NF-e, fundamental para manter alta velocidade de resposta e ainda conseguir conformidade. Além do processo padrão, como a emissão de um SPED fiscal por exemplo, a solução no modelo nuvem pode rapidamente e, em tempo real, se conectar com outros sistemas e serviços para validar informações, entidades e conformidade. A velocidade e a flexibilidade serão maiores se todos os sistemas estiverem no modelo nuvem.
6 – CONFORMIDADE
Trazer o ambiente fiscal para ferramentas em cloud garante às companhias manterem a conformidade exigida pelo governo em dia. No Brasil, modificações na legislação acontecem com uma frequência elevada e manter este setor atualizado não é uma tarefa fácil, além de implicar no aumento da carga de trabalho das equipes internas. No modelo nuvem, a solução também permite que as operações fiquem nas mãos de especialistas para que as empresas possam se focar em seu core business.
Uma solução pronta de gestão fiscal é a melhor solução?
Como já mencionamos anteriormente, as empresas estão se formalizando cada vez mais e aumentando e muito a documentação dos seus arquivos. Contudo, uma vez que essa documentação é feita toda digitalmente, o papel deixou de ser o principal meio de arquivamento e o mundo eletrônico tomou conta da gestão de documentos fiscais, especialmente em uma sociedade onde a tecnologia se desenvolve constantemente. Mas será mesmo que uma solução pronta de gestão fiscal de documentos fiscais eletrônicos é a melhor solução?
É chover no molhado dizer que não importa o tamanho da sua empresa, ou se possui pequenas ou até grandes demandas: todas precisam estar preparadas para lidar com essa nova etapa da documentação fiscal de forma digital. Porém, isso acaba sendo um problema para muitas delas. Qualquer mudança, na verdade, requer coragem para ser feita. E num ambiente corporativo como o nosso, onde mudar significa correr riscos, muita gente não se aventura a deixar de lado a forma tradicional (ou antiquada?) de se lidar com a gestão fiscal.
Até mesmo as contabilidades tradicionais (que ainda têm espaço no mercado) precisam se atualizar e deixar de fazer a escrituração e outras tarefas em papel, o que ainda é comum – acredite! Assim, uma solução pronta através de um sistema ou plataforma já desenvolvido pode trazer inúmeros benefícios.
Organização para o compliance
Os documentos fiscais eletrônicos já são uma revolução no sistema contábil brasileiro. Uma gestão fiscal correta faz a empresa ganhar tempo ao realizar a conferência de forma digital. De quebra, ainda diminui os riscos de erros humanos e os recursos gastos em impressões, por exemplo.
Porém, sem um gerenciamento adequado, o processo pode se tornar complicado. Como dissemos, ninguém quer se arriscar e ter prejuízo com multas e afins. Portanto, fazer uso de um sistema qualificado que esteja preparado para realizar os procedimentos permite uma maior tranquilidade e praticidade. No caso, existem sistemas que já realizam, de forma simples e eficaz, a emissão e o arquivamento desses documentos.
Vale lembrar que é obrigatório por lei guardar por 5 anos as notas fiscais eletrônicas – em arquivo XML, ou seja, é importantíssimo (!) fazer o gerenciamento e o arquivamento de forma eficiente e segura. Por isso uma solução de gestão de documentos fiscais é um caminho que garantirá o compliance da sua empresa a um custo muito baixo em relação a uma multa do Fisco.
Diante dessa obrigatoriedade, é melhor investir num sistema online de armazenamento – que use uma plataforma em nuvem – para garantir a tranquilidade de ter os documentos fiscais sempre disponíveis, não acha? Achamos que a resposta é um sonoro “É ÓBVIO”!
Acesso e controle
A grande quantidade de documentos fiscais pode acarretar problemas para quem não tem uma equipe dedicada ou não terceirizar este tipo de tarefa. A necessidade da rápida localização de arquivos para uma simples auditoria interna quanto uma fiscalização das entidades municipais, estaduais e federais é uma realidade que precisa apresentar uma resolução rápida e prática, independentemente do tamanho do empreendimento.
Claro que, quanto maior for a empresa, mais arquivos e dados ela terá, ou seja, essas necessitam de um meio de armazenamento que seja ao mesmo tempo elástica e ágil, como se fosse uma empresa pequena. E, como os dados do arquivo XML possuem registros de transação comercial, seja endereço, impostos, frete de uma NFSe ou CTe, até mesmo dados específicos de uma NFe, como o código CFOP, ele é importante demais para ser negligenciado.
Novamente, um grande benefício é a escalabilidade, que comporta o processamento e armazenamento de uma grande quantidade de documentos e que oferece a possibilidade de ter todos os arquivos no seu devido lugar, bem estruturados e com acesso na hora que for preciso.
Análise assertiva
O planejamento é fundamental para qualquer aspecto da gestão fiscal de documentos. Você pode fazer uma análise e um controle sobre o pagamento de tributos de cada nota e de cada produto, verificando os possíveis gargalos e ajustando no detalhe os gastos com impostos e tributos. Estes dados, se organizados em planilhas, podem se converter em indicadores para uma gestão mais assertiva e estratégica, uma base de informações para guiar o planejamento tributário, inclusive.
As notas podem ser analisadas para verificar se existe algum incentivo fiscal, ou isenção, que a empresa pode aproveitar. Além disso, é possível, por exemplo, usar os dados armazenados para fazer uma análise de diferentes comportamentos, tais como estoque, tributos pagos, crédito de impostos maior e saída de produtos.
Mais do que isso, contar com esse sistema garante segurança no armazenamento e permite que a organização tenha todo o histórico de dados para tomar decisões estratégicas mais bem embasadas. Uma solução pronta de gestão fiscal baseada em nuvem, portanto, torna o processo tributário muito mais inteligente!
Atualização e performance
Mesmo que já tenhamos respondido a pergunta do título, ainda temos muita coisa a dizer. A importância da gestão correta não para por aqui!
Como estamos falando de tecnologia, os sistemas que oferecem soluções para gestão de documentos fiscais sempre estão em desenvolvimento contínuo, acompanhando as melhorias e os recursos que a evolução das ferramentas oferece.
Os sistemas e plataformas desenvolvem ferramentas e meios cada vez mais práticos e ágeis de facilitar a gestão fiscal. Assim, se a empresa investe em soluções eletrônicas e baseadas em nuvem e tenta acompanhar as revisões dos órgãos fiscalizadores sobre leis e regras, já percebeu que hoje é muito mais fácil se adaptar às mudanças e antecipar os problemas.
Para a escolha do software que irá consultar e armazenar as notas fiscais ou escolha do ERP, é preciso ponderar se o sistema já disponível na empresa estará preparado para se adaptar também a estas mudanças da Receita Federal. No caso, a integração de maneira ágil e certeira.
Quando um empreendimento conta com um sistema, ele não só simplifica a gestão, mas também evita problemas com o Fisco e custos desnecessários.
Dedicação à gestão fiscal
A forma mais consistente de fazer a gestão fiscal de documentos é contar com um sistema desenvolvido especificamente para isso. Quanto mais funcionalidades o sistema tiver, mais fácil e assertiva será a administração dos documentos eletrônicos. É essencial que esses sistemas contemplem a geração, a emissão, a recepção e o armazenamento de todos os arquivos XML de maneira segura.
Além disso, é interessante que o próprio software faça a gestão de entrada de documentos, tanto da Sefaz quanto dos demais órgãos envolvidos, verificando as regras tributárias e calculando os impostos e a possibilidade de crédito.
Desta forma, ganha-se tempo com os procedimentos, pois não é necessário fazer digitações repetitivas, e aumenta-se a credibilidade, já que tudo é feito automaticamente e sem intervenções. Ou seja, com a contratação de uma solução pronta para o seu projeto, não há a necessidade de encontrar um time de pessoas especializadas nessas tarefas.
E isso não significa que você irá dispensar uma equipe só porque um sistema irá “substituir” algumas tarefas. Essa mesma equipe terá mais tempo para se transformar em consultores de procedimentos de gestão fiscal, orientando o cliente, por meio dos dados fornecidos pelo sistema, sobre as melhores estratégias de negócios. Sua equipe sai da operação e vai para a camada principal: a estratégica!
Já deu para perceber que contar com um sistema de gestão fiscal de documentos eletrônicos pode fazer a diferença para o seu negócio, não é mesmo? Então conte com o Motor Fiscal! Nós temos a solução ideal para cada tipo de gestão, que atende os processos.
Se você ainda não se convenceu, entre em contato conosco para te mostrar como é feito todo procedimento.
