Complexidade tributária do Brasil faz com que a gestão de documentos fiscais eletrônicos seja necessária e preferencialmente integrada aos sistemas ERPs das companhias
Não é novidade que o Brasil conta com uma das legislações tributárias mais complexas do mundo. Além da soma de tributos federais, estaduais e municipais, as leis estão em constante modificação, especialmente no que diz respeito às matérias tributárias e à necessidade de documentos fiscais eletrônicos para comprovar as transações.
Um estudo conduzido pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT) mostrou que, desde que a Constituição Federal entrou em vigor (em 1988), foram editadas cerca de 6 milhões de normas. Somente em matéria tributária, foram 390 mil regras diferentes estabelecidas. Para conseguir acompanhar as mudanças, as empresas investem cerca de R$65 bilhões por ano em pessoal, sistemas e equipamentos capazes de monitorar essas mudanças.
Investir e monitorar é fundamental para evitar que operações sejam consideradas sonegação fiscal pela Receita Federal, entre outros problemas possíveis.
A gestão fiscal na prática
Tradicionalmente, na maior parte das empresas existe um processo comum de recebimento de notas e mercadorias, exemplo:
- A empresa realiza a compra de algum produto (através do departamento de compras ou pessoa responsável)
- O fornecedor emite a NFe
- A mercadoria chega e é necessário conferir o DANFE
- A validação tributária das informações da NFe é feita
- A escrituração da nota é realizada no ERP
- E por fim, há o fechamento fiscal para entrega do SPED
Portanto, Gestão Fiscal é controlar todas as informações relacionadas a essas etapas, reduzir os riscos e garantir o cumprimento das obrigações fiscais de forma antecipada e confiável. Assim, ela é a forma que o gestor tem para guiar seu time de forma estratégica para atingir a meta definida.
Imagine agora um cenário com 300 novas notas fiscais emitidas contra seu CNPJ todos os dias. A partir daí, para conseguir ter uma Gestão Fiscal de qualidade, o primeiro passo é refletir sobre as seguintes perguntas:
- Quem cuida da verificação das Notas Fiscais?
- Quantas pessoas são necessárias para tratar esse volume de documentos?
- Quanto tempo uma nota demora para ser verificada e escriturada?
- Quantas notas você deixa de receber porque a pessoa responsável, seja o fornecedor ou o colaborador que recebeu a mercadoria, deixou de te enviá-las?
- Quando uma nota não é recebida, quais são os impactos que essa quebra traz ao fluxo e o que é feito para resolver a situação?
Bom, podemos ficar pensando em novas perguntas o dia todo. Mas o objetivo delas é começar a modelar a sua gestão dentro da empresa.
As respostas dessas questões se resumem em um modelo ideal do fluxo de notas/informações dentro da sua empresa. Isso funciona como uma válvula de escape para tratamento de erros (mesmo na melhor gestão os erros sempre estão presentes).
Os erros de gestão fiscal mais comuns nas empresas
Na maior parte das vezes, médias e grandes empresas e em sua maioria, os gestores fiscais buscam tecnologia e automação, sendo que a parte de gestão ainda não está estruturada.
O que acontece em muitos negócios é uma estruturação espontânea dos processos, sem um cuidado com a documentação das etapas, objetivos e validações. Isso causa situações muito comuns, principalmente, durante a rotina de fechamentos fiscais como essas:
- Correria atrás de fornecedores e responsáveis por compras, para descobrir onde está o documento fiscal
- Dúvidas sobre negociações já realizadas, mas que não podem ser fiscalmente sustentadas
- Confusão ao perceber que a empresa talvez não consiga pagar o boleto relacionado a alguma Nota Fiscal
Esse mundo de atividades manuais que precisam se resolver com urgência, na maior parte das empresas são causadas por três grandes fatores:
- Gestão: que representa 40%
- Processos: que representa mais 40%
- Automação/Tecnologia: que representa os 20% restantes
Automatização de documentos fiscais e sua importância
Com a constante mudança no mundo corporativo, a automatização de documentos fiscais foi o meio encontrado para ações rápidas e assertivas. A tecnologia utilizada visa ajudar as empresas. Para isso, utiliza a redução de tempo gasto com atividades que estão fora do foco do negócio.
Porém, essas atividades são fundamentais para atender as obrigações legais. Entre essas atividades, uma delas é a entrada de documentos fiscais como NF-e e CT-e. Esses documentos acompanham as operações comerciais de produtos e diversos serviços de transporte.
A automatização de documentos fiscais facilita o processo de entrada de documentos. Cada vez que é feita uma compra ou contratação, entra um documento fiscal gerado pelo fornecedor ou prestador de serviço, que precisa ser recebido e armazenado.
A legislação do Brasil exige que os arquivos XML dos documentos fiscais sejam armazenados para fiscalização, por pelo menos 5 anos.
Saiba mais sobre como a adoção de soluções fiscais dentro de sistemas de gestão pode contribuir para o seu negócio:
– Controle da emissão de notas fiscais – É possível fazer configurações específicas sobre cada imposto e tributação – algo fundamental em um país com 27 legislações estaduais distintas, fora os aspectos municipais. Sendo assim, a geração e emissão de notas fiscais ocorre de forma automatizada, evitando a burocracia e complexidade deste processo, mas dentro das obrigações exigidas por lei, incluindo a presença de cálculos específicos para cada tributo.
– Agilidade na emissão – As soluções fiscais podem ser adaptadas ao fluxo de processos da empresa, respeitando cada uma das etapas necessárias, mas, em simultâneo, dar mais agilidade e produtividade às emissões.
– Facilidade de apuração – Além de automatizar a emissão, as soluções fiscais costumam ter um dashboard específico com o monitoramento das notas e seu histórico, o que facilita o acompanhamento e a apuração final para os balanços fiscais. Dessa forma, os relatórios de controle se tornam mais eficientes e menos sujeitos a erros.
– Análises e previsões eficientes – Ao criar um histórico, torna-se mais simples para a companhia fazer projeções e análises a respeito das emissões, criando padrões para o gerenciamento dessa atividade, incluindo o de riscos e de conformidade com a lei.
Próximos passos para continuar crescendo
Em primeiro lugar, oriente toda a execução, para se chegar em um resultado a execução não pode estar solta.
Bom, só de orientar sua visão no departamento, com certeza você entrará em um fluxo de otimização contínua. Pois, os problemas sempre estarão à vista e você como um ótimo profissional, desenvolverá soluções para eles.
Não saia contratando muitas pessoas, esperando que seu resultado irá melhorar, tenha em mente que, se você não consegue replicar o que a melhor pessoa da sua equipe sabe em pouco tempo (6 meses, por exemplo), a contratação não é a resposta.
E por fim, não saia deste artigo para voltar à sua rotina tradicional de trabalho. Tire um tempo para colocar em prática o que acabamos de tratar aqui.
Se a otimização na gestão fiscal é o passo que a sua empresa precisa para crescer continuamente, vem bater um papo com a gente. Queremos entender seu cenário e ver o que podemos construir para deslanchar de uma vez por todas o seu negócio.
