As atividades que envolvem a rotina de emissão e consultas de documentos fiscais são cheias de surpresas e dificuldades. Esse é o caso, por exemplo, da emissão de Nota Fiscal Avulsa. Apesar de ser apontada como uma solução facilitadora do processo, pode apresentar algumas desvantagens se feita na versão tradicional, ao invés da eletrônica.
Aliás, para que se saiba, esse documento fiscal em papel durante algum tempo era o único disponível para que os profissionais autônomos e prestadores de serviços pudessem fazer o recolhimento de tributos junto aos órgãos responsáveis.
A finalidade da emissão dessas notas é a mesma que as demais: regularizar a situação fiscal do negócio em questão. Porém, é destinada aos empreendedores que não realizam processos de vendas com frequência e para os que não têm obrigatoriedade de fazer a emissão da Nota Fiscal de Produto (NF-e) ou de Serviço Eletrônica (NFS-e).
Esse é o caso dos Microempreendedores Individuais (MEIs), por exemplo, que não precisam emitir notas quando vendem ou prestam serviços para uma pessoa física. Mas, essa regra não é válida se o comprador ou contratante for pessoa jurídica, nessa situação é necessário fazer a emissão do documento.
Hoje em dia, com os avanços tecnológicos, obviamente já existe a versão eletrônica para emissão de Nota Fiscal Avulsa, mas nem todos os locais oferecem essa possibilidade.
E o que vale mais a pena: fazer a emissão em papel ou eletrônica?
Bem, nós vivemos em uma era em que nos deparamos com as mais diversas soluções tecnológicas inseridas na rotina corporativa, que visam promover a melhoria dos processos internos.
Esse movimento busca proporcionar maior agilidade, padronização e controle das operações, já que as ferramentas disponíveis estão à disposição para colaborar com o dia a dia dos departamentos.
Além disso, uma das principais preocupações das corporações é encontrar meios de reduzir custos operacionais, realizar a otimização dos processos e aumentar a produtividade.
Mas, isso se torna mais distante quando algumas atividades são realizadas de forma manual. Como a própria questão da emissão de Nota Fiscal Avulsa, por exemplo, que pode ser emitida tanto na versão em papel quanto na versão eletrônica.
Se preenchida manualmente, por exemplo, existem algumas desvantagens, conforme você verá a seguir:
Desperdício de tempo
Precisamos começar com esse ponto, pois em meio a tantas tarefas que precisam ser cumpridas pelo departamento fiscal, o tempo é realmente algo muito importante. Quando a emissão de Nota Fiscal Avulsa é feita sem o suporte da tecnologia, os profissionais responsáveis desperdiçam horas preciosas para fazer o procedimento.
O processo, quando feito manualmente, tende a ser burocrático, o que o torna lento e pode prejudicar o desempenho do setor. Principalmente para os casos em que o departamento responsável não conta com muitos profissionais. Ou seja, se tiver um único funcionário, o tempo perdido para emitir esse documento acaba interferindo no desenvolvimento de outras atividades fundamentais.
Aliás, com uma equipe mais reduzida e sem o auxílio da tecnologia, muitos acabam não preenchendo a nota corretamente. O resultado disso? Transtornos fiscais! E isso, é claro, prejudica — e muito, o crescimento do negócio.
Aprovações lentas
Além do desperdício de tempo, existe outro fator que colabora ainda mais para tornar o processo moroso: a aprovação.
Quando a emissão de Nota Fiscal Avulsa é feita na versão tradicional, ou seja, em papel, o processo de efetivação da operação é demorado. Isso ocorre porque é necessário que a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) primeiro aceite o fato gerador para que então seja possível dar continuidade ao processo. E nós sabemos que algumas coisas não podem esperar, não é mesmo?
Diferente do que ocorre quando esse processo é feito de forma digital, que se torna simplificado. Nesse caso, o documento fiscal é enviado automaticamente ao Fisco que libera a operação antes do fato gerador. E isso já faz uma grande diferença, acredite!
Descontrole fiscal
Se a empresa não tiver um sistema de gestão de notas fiscais, o controle das emissões e recebimentos dos documentos fiscais, torna-se mais complexo. Ainda mais em processos manuais, que ficam predispostos a erros, o que gera retrabalho e até mesmo complicações. Quando isso ocorre, a empresa pode até mesmo ser alvo de autuações pelo Fisco.
Contudo, a probabilidade de alguma nota ser extraviada, por conta da necessidade de um armazenamento físico, contribui para o descontrole gerencial desses documentos.
Falta de conhecimento para o devido preenchimento
No caso de emissão de Nota Fiscal Avulsa, de maneira manual, é mais difícil ter certeza de quais os produtos e serviços devem constar no documento. Desse modo, a empresa pode ficar limitada na hora de comercializar as suas mercadorias ou prestar os seus serviços.
No caso que se conta com a automação do processo, ou até mesmo com a emissão de forma eletrônica, há uma listagem constantemente atualizada sobre as permissões para cada tipo de nota, incluindo os códigos referentes às operações.
E não somente isso: as próprias questões tributárias e fiscais são atualizadas. Assim, não há riscos de ter problemas nas alíquotas, base de cálculos e em todo o processo que envolve as responsabilidades do setor.
Entretanto, para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica Avulsa é necessário ter um Certificado Digital, que equivale a uma “assinatura oficial” do seu negócio, para esses meios. O que é fundamental, para garantir a integridade, legalidade e segurança da empresa.
Principais vantagens da emissão de Nota Fiscal Avulsa eletrônica
Sem dúvidas, fazer a emissão da nota avulsa de forma eletrônica é uma decisão assertiva e quando feita com o suporte da automação, mais ainda. E, ao contrário do que se imagina, a tecnologia pode ser usada em qualquer tamanho de negócio.
Para finalizar, expusemos de forma mais objetiva quais são os principais benefícios da emissão de Nota Fiscal Avulsa eletrônica:
- Redução do uso de papel, o que contribui para uma melhor organização e, de quebra, com o meio ambiente;
- Maior controle de armazenamento dos documentos fiscais;
- Centralização dos arquivos das notas fiscais;
- Agilidade e assertividade no preenchimento das notas;
- Menores riscos de problemas fiscais, por erros nos documentos;
- Mais controle financeiro;
- Aumento da produtividade;
- Redução de custos operacionais;
- Integração das informações.
Se você estiver enfrentando qualquer dificuldade em seu departamento fiscal, converse com nossos especialistas. Certamente vocês encontrarão a melhor solução para otimizar os processos do setor.
