Você sabe como é feita a seleção de contribuintes a serem fiscalizados pela Receita Federal? Não? Te explicamos! O processo inicia um ano antes da abertura dos procedimentos fiscais, monitorando as atividades realizadas nas escriturações fiscais e declarações periódicas. A seguir entenda melhor e como fazer para não entrar na mira do fisco.
Todos sabem que a legislação fiscal no Brasil é extremamente complexa. Assim, o cálculo dos tributos, a emissão e guarda das notas fiscais, muitas vezes, se torna um desafio para o empreendedor ou para os gestores do negócio. Mas, apesar das dificuldades, é preciso aceitar o fato de que a correta gestão de emissão de notas fiscais é essencial para que a empresa se mantenha em dia com suas obrigações fiscais.
Pensando nisso o Motor Fiscal elaborou alguns erros que você deve evitar ao gerenciar esses importantes documentos.
1° Insistir na emissão manual das notas fiscais
Você emitindo notas fiscais de maneira manual, além de levar muito tempo, você corre mais riscos de inserir dados incorretos e ter o trabalho dobrado para emitir um novo documento. Tendo isso em vista, automatizar essa tarefa. Com bom software especializado, você consegue emitir notas fiscais automaticamente e enviar para os clientes com muito mais agilidade.
2° Não treinar os colaboradores que lidam diretamente com as nota fiscais
A falta de treinamento das equipes que lidam diretamente com as notas fiscais da sua empresa é um erro grave. Os colaboradores precisam saber como funcionam os processos de emissão, recebimento e armazenamento de notas fiscais, bem como as metodologias de organização adotadas pela empresa. Além disso, é importante definir responsabilidades. Dessa forma, fica mais fácil manter tudo organizado, evitar erros e promover o acesso mais fácil e rápido a esses documentos. Isso pode fazer com que entre na mira do fisco.
3° Não ter um bom relacionamento com clientes e fornecedores
Tudo fica mais difícil quando a empresa não possui um bom relacionamento com seus clientes e fornecedores, inclusive no que se refere às notas fiscais. Caso haja algum problema na emissão desse documento, como uma informação inserida incorretamente ou a perda de uma nota fiscal, será necessário contar com a cooperação deles para que tudo seja solucionado de maneira mais ágil.
4° Não fazer cópias de segurança das notas fiscais
Outro erro que você deve evitar cometer na gestão de notas fiscais da sua empresa é não fazer o bom e velho backup das NFe. Se você ainda tem notas fiscais de papel, procure digitalizá-las e salvar cópias virtuais em diferentes dispositivos de armazenamento. As que já estão em formato eletrônico você pode salvá-las na nuvem. Assim, você não corre o risco de perdê-las caso o disco rígido do seu computador seja corrompido ou qualquer outro infortúnio aconteça.
5° Desconhecer os prazos para armazenamento do fisco
Muita gente não sabe, mas o prazo máximo exigido por lei para o armazenamento de notas fiscais é de 5 anos. Isso significa que o fiscal da Receita Federal pode solicitar notas fiscais do seu estabelecimento de até 5 anos atrás e, caso você não as tenha, estará sujeito a multas que podem ultrapassar R $1.000,00 por NFe.
6° Confundir o DANFE com a Nota Fiscal Eletrônica
DANFE é de extrema importância que você não confunda esse documento com as notas fiscais eletrônicas. Isso porque o DANFE não possui validade jurídica, sendo apenas uma versão resumida da NFe.
7° Não ter um padrão de organização
Não há como fazer uma boa gestão de emissão de notas fiscais se você não tiver um padrão de organização bem definido. É preciso que fique claro, por exemplo, se as NFs serão separadas por cliente, por data ou por produto. A separação por categorias e subcategorias ajuda bastante a manter esses documentos organizados e fáceis de serem encontrados.
8° Não conferir a autenticidade das notas fiscais, faz com que você entre na mira do fisco
Outro erro bastante comum é não verificar a autenticidade das notas fiscais. A consequência é que, no caso de uma fiscalização, a sua empresa pode sofrer duras penalidades. Portanto, para garantir que as notas fiscais são autênticas, faça a conferência no portal da Receita Federal. Você vai precisar ter em mãos a chave de acesso que se encontra no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
Nós da Motor Fiscal estamos aqui para te auxiliar a não cair no fisco, e ainda mais automatizar sua vida na área fiscal, conheça as tecnologias que vão moldar o futuro da área de software fiscal.
